Déplacements, hébergement, repas, télétravail… Toutes ces dépenses que les collaborateurs réalisent dans le cadre de leur activité professionnelle sont susceptibles de faire l’objet de notes de frais.

Que gagne-t-on à en digitaliser la gestion ? ITespresso.fr vous en fournit un aperçu à travers une sélection de 4 applications.

Notes de frais : des applications multi-tâches

Toutes sont disponibles sur iOS et Android, ainsi qu’en version web. Elles couvrent le cycle de vie des notes de frais, de la numérisation à l’archivage.

Certaines fonctionnalités se retrouvent invariablement d’une solution à l’autre : traitement des e-factures, intégration en comptabilité / paye, gestion des frais kilométriques… Elles diffèrent néanmoins dans leur mise en œuvre, quelquefois réalisée à renfort de partenariats.

Les applications ne se valent pas non plus en matière de personnalisation et d’évolutivité. Elles incluent notamment plus ou moins de connecteurs « natifs », parfois avec des services du même éditeur.

On trouve aussi de tout sur le volet tarifaire, même si le ticket d’entrée avoisine globalement les 5 euros HT par mois pour chaque utilisateur.

1 – N2F

L’application est éditée par OKTEO, société de services informatiques basée dans l’agglomération de Bourg-en-Bresse (Ain).

Elle permet, comme les trois autres logiciels listés ci-après, de prendre en photo les justificatifs et d’en extraire des éléments-clés pour automatiser la saisie des notes de frais.

Dans le cas de N2F, ces éléments sont au nombre de cinq : date, devise, montant TTC, taux de TVA et litrage de carburant. Il est prévu d’y ajouter la reconnaissance du fournisseur (l’utilisateur est pour le moment invité à catégoriser ses dépenses) et du nombre d’invités dans le cas d’un repas.

L’application gère aussi les factures électroniques envoyées en pièces jointes à une adresse e-mail dédiée. Elle peut fonctionner hors connexion, mais la lecture automatique des justificatifs est alors désactivée.

Les indemnités kilométriques peuvent être calculées selon le barème fiscal ou sur une base personnalisée. Un module Google Maps est disponible pour calculer les distances parcourues. N2F permet également l’enregistrement de trajets récurrents. Et la configuration de véhicules, indicateur nécessaire au calcul de la TVA récupérable sur le carburant.

L’application inclut par ailleurs le suivi du temps passé en mission – avec validation du client par signature électronique.

L’entreprise peut définir des politiques de frais, en paramétrant, pour certaines catégories de dépenses, des limites bloquantes ou avertissantes. Ce par période, par montant, par catégorie de dépense…

Le processus de validation peut impliquer plusieurs niveaux hiérarchiques et s’enclencher sous conditions de montant.

L’export des notes de frais et de leurs justificatifs se fait en PDF et au format Excel. Il est aussi possible de réaliser une injection en comptabilité et en paye. Sept exemples de solutions interfaçables sont donnés : Cegid, Divalto, EBP, IBIZA, Quickbooks, Sage et SAP.

La composante comptabilité analytique est abordée au travers d’axes allant des clients aux centres de coûts. Des champs personnalisés peuvent en outre être mis à disposition des collaborateurs sur les notes de frais.

N2F gère, en s’appuyant sur un partenaire non cité, la connexion à la banque pour faire le rapprochement avec des CB et permettre le remboursement par virement. Environ 200 établissements sont pris en charge.

Depuis peu, l’application prend en compte les indemnités forfaitaires journalières. Elle applique automatiquement les taux de change et gère la refacturation.

Le ticket d’entrée est à 4 € HT par mois pour chaque utilisateur (ou 3 € en facturation annuelle) avec la formule Business, qui cible essentiellement les free-lances. Elle inclut la lecture automatique des justificatifs, la gestion des e-factures, l’export PDF / Excel, la politique de frais, le multidevises et les catégories de dépenses paramétrables.

Pour bénéficier de la gestion d’utilisateurs multiples, d’un processus de validation paramétrable, de champs personnalisés et de la création de fichiers de virement SEPA, il faut passer à l’offre Enterprise (6 € HT par mois pour chaque utilisateur ; 4,50 € en facturation annuelle). Cible annoncée : les entreprises jusqu’à 30 salariés qui ne gèrent pas leur comptabilité.

L’offre Advanced permet l’export comptable, la gestion de multiples entités et l’intégration au reste du système d’information. Sur ce point, OKTEO ne met pas particulièrement en avant son ERP Magisoft et son système de gestion électronique de documents Ylopée.

Une option d’archivage à valeur probante est proposée, à 1,50 € HT par mois pour chaque utilisateur. Le cachet serveur est apposé par Universign. Le partenaire qui assure la partie coffre-fort n’est pas mentionné. Tout au plus N2F affirme-t-il en avoir déjà changé une fois.

2 – Cleemy

La société Lucca, basée à Paris, est à l’origine de cette application. Elle édite d’autres logiciels paye et RH.

L’un d’entre eux, nommé Figgo, est destiné à la gestion des congés et des absences. Il est exploitable en conjonction avec Cleemy pour affiner la configuration des politiques de dépenses.

Lucca n’utilise pas sa propre technologie de reconnaissance des justificatifs. Il se sert de celle d’ABBYY, l’une des références sur ce marché.

La reconnaissance fonctionne surtout en France et « dans une moindre mesure » en Allemagne, en Grande-Bretagne, aux Pays-Bas et aux États-Unis. L’accent est mis sur les justificatifs de restaurant, de carburant, de péage et de parking. Tous ceux photographiés au cours des 30 derniers jours avec l’app mobile sont conservés dans une galerie.

Les factures électroniques sont également prises en charge. Les justificatifs PDF sont convertis en images de sorte qu’on peut les prévisualiser au cours du processus de gestion des frais.

L’offre est proche de celle de N2F pour ce qui est de la gestion des indemnités kilométriques. Lucca promet cependant une régularisation automatique si les taux de remboursement officiels sont mis à jour en cours d’année.

Figgo est aussi mis à profit dans la gestion des repas, pour calculer les titres-restaurant à régulariser. Sur ce volet, il est possible d’intégrer des invités externes en important leur profil depuis des fichiers de type CRM.

Un partenariat avec Budget Insight permet à Lucca de proposer une option d’agrégation bancaire pour faciliter la réconciliation des dépenses. Le logiciel assure une gestion différenciée des cartes de société et des cartes affaires fournies aux collaborateurs sur leur compte personnel. Il prend en charge les cartes carburant Total.

Le rapprochement bancaire peut parfois poser problème, typiquement si la date du paiement diffère de celle du justificatif (cas des billets de train achetés à l’avance), reconnaît l’entreprise.

Autre partenariat autour des cartes bancaires : Anytime. La fintech propose des MasterCard prépayées dont l’approvisionnement est considéré comme attributions d’avance. Le collaborateur rembourse en déclarant ses notes de frais.

Au niveau du circuit de validation, on notera la possibilité de refuser des lignes de frais spécifiques sans rejeter toute une note. Ou d’interdire la déclaration de frais trop anciens.

Les approbateurs sont soit prédéfinis, soit choisis par ou en fonction de l’utilisateur. Un système de délégation à un niveau est intégré.

Des contrôles « complexes » peuvent être paramétrés. Par exemple, rendre incompatibles certaines natures de frais (déjeuner « au réel » et forfait déjeuner ; déplacement et carburant…).

Les exports peuvent être envoyés par e-mail, déposés sur un serveur FTP ou récupérés par API. Leur fréquence est automatisable, éventuellement avec une intégration en compta et/ou en paye.

A l’instar de N2F, Cleemy inclut une composante de comptabilité analytique. Jusqu’à 5 champs personnalisés peuvent être ajoutés à une note de frais.

Côté connecteurs, seul Sage est intégrable « en natif ». AX, Cegid, Ciel, JD Edwards, Navision (Dynamics NAV) et SAP sont les autres logiciels de gestion cités.

Sur la partie archivage, on retrouve Universign pour le cachet serveur. Une option marque blanche est disponible, notamment pour apposer le logo de l’entreprise sur chaque note de frais.

Le prix du logiciel est fixe (50 euros HT par mois) jusqu’à 9 collaborateurs. Il est ensuite dégressif, à partir de 5 euros HT par mois pour chaque utilisateur actif (déclarant au moins une note de frais).

L’option d’archivage à valeur probante coûte 1 euro HT par mois pour chaque déclarant. C’est 2 euros HT, toujours par mois, pour chaque carte Anytime. Même prix pour chaque CB agrégée avec Budget Insight.

3 – Jenji

L’application est développée par la start-up parisienne GLEETR, passée par l’accélérateur OUI Link (ex-ACT 574) du groupe SNCF.

Un lien technologique s’est créé depuis lors : Jenji peut récupérer automatiquement les justificatifs de voyages OUI.sncf que les utilisateurs auront marqués comme « pros ». Cette fonctionnalité était à l’origine assurée avec SAP Concur.

Par rapport aux trois autres applications ci présentées, Jenji a la particularité d’avoir une version gratuite (« Solo »). Elle permet à un utilisateur de scanner ses reçus, d’intégrer ses e-factures et d’exporter le tout (CSV, Excel, PDF, archive .zip), avec gestion de multiples devises.

Il faut passer à la formule « Teams », à 5 euros HT par mois pour chaque utilisateur, si on veut bénéficier des circuits de validation multiniveaux et des exports comptabilité / paye.

À ce niveau de prestation, plusieurs connecteurs logiciels sont inclus : vers des messageries (Slack, Microsoft Teams, Facebook Workplace) et des services de stockage (Google Drive, Dropbox).

La jonction avec les logiciels de gestion (ACD, Agiris, Cegid, EBP, Exact Online, IBIZA, Odoo, Quadra, Quickbooks Online, Sage, SAP, Teogest…) est réservée à la formule « Entreprise ». Laquelle inclut aussi la gestion des cartes d’affaires, les champs personnalisables et le routage dynamique des demandes de validation.

La composante comptabilité analytique peut exploiter les tags que les utilisateurs auront éventuellement associés à des dépenses.

Un partenariat avec Bankin’ apporte une brique d’agrégation bancaire.

Pour les dépenses de repas et les frais de réception, il est possible de suivre les invitations des équipes et des clients en connexion avec la base RH et l’annuaire de contacts externes.

Six éléments sont officiellement reconnus sur les justificatifs : le vendeur, la date, la catégorie de la dépense, le total TTC, la devise et la TVA (le moyen de paiement ne l’est pas). Jenji ne peut cependant pas prendre plusieurs photos d’un reçu qui ne tiendrait pas sur une page. Il faut, dans ce cas, passer par une application de numérisation tierce.

L’app mobile ne permet pas non plus de saisir des forfaits. Il faut, pour cela, passer par la version web.

Pour la valeur probante, GLEETR est associé à Docapost, qui fournit le cachet serveur et le coffre-fort. Il faut compter 5 euros HT par mois sur l’offre « Solo » ; 9 euros HT par mois sur les autres, peu importe le nombre d’utilisateurs.

On retrouve les seuils d’alerte, le filtrage des dépenses (par utilisateur et par groupe), la validation déléguée et la prise en charge des e-factures envoyées par mail (à receipts@jenji.io).

4 – Rydoo

Lancée en 2018 par Sodexo, cette plate-forme résulte de l’intégration des logiciels iAlbatros et Xpenditure.

Le premier permet de gérer les voyages d’affaires, avec une facture par collaborateur en fin de mois. Il est utilisable pour les réservations (une dizaine de sources pour l’inventaire hôtelier) et la gestion sur place (check-in, check-out).

Le second couvre les notes de frais. Il est généralement le point d’entrée dans l’offre Rydoo.

Au rang des intégrations logicielles, on notera un partenariat avec Uber pour faire remonter, depuis des comptes entreprises, les trajets effectués.

Dropbox et Slack sont aussi pris en charge. Sur la liste des logiciels de gestion figurent, entre autres, Microsoft Dynamics, Oracle et SAP.

La technologie de reconnaissance de caractères, fournie par un partenaire, est censée permettre de détecter la date, le montant, la devise et le fournisseur. Rydoo annonce un taux de réussite de « plus de 90 % ».

La fonction de transfert de reçus par mail peut prendre en compte non seulement les pièces jointes, mais aussi le corps des messages.

On notera, en complément à la prise en charge des forfaits, la possibilité d’attribuer plusieurs catégories à une note de frais.

Le rapprochement des CB s’effectue « en direct » via les portails MasterCard et American Express.

Des modèles Excel sont disponibles pour aider au paramétrage de champs personnalisés.

La gestion des indemnités kilométriques est comparable à celle que proposent les trois autres applications. On retrouve les politiques de dépenses (montant maximum par mois, interdiction le week-end…) et la validation multiniveau (de l’approbateur au directeur en passant par le trésorier).

Le service est facturé à l’utilisateur « actif » – qui dépose au moins une note de frais dans le mois.

La formule « Team », recommandée jusqu’à 50 personnes, est vendue 6 euros HT par mois pour chaque utilisateur. Elle inclut la numérisation, le suivi kilométrique, le regroupement des dépenses par projet et par déplacement, la gestion des avances et les champs personnalisés.

Le palier suivant (« Growth », pour 50 à 500 personnes) est à 8 euros HT par mois pour chaque utilisateur. Il ajoute la personnalisation du flux de validation, l’intégration de la politique de dépense et la gestion des forfaits.

Les tarifs ne sont pas communiqué pour l’offre « Entreprises », dont de nombreux éléments sont personnalisables. Parmi eux, le flux de transactions bancaires, les taux de conversion et la connexion aux logiciels de gestion.

Sur ce dernier point, Rydoo « Team » et « Growth » peuvent fonctionner avec Debitoor, E-conomic, Exact Online, FreeAgent, FreshBooks, Quickbooks, Sage One et Xero. Il faut passer à Rydoo « Entreprises » pour se connecter à Dynamics, Oracle et SAP (ainsi que pour utiliser l’authentification SSO).