Adobe veut faciliter et sécuriser la collaboration en entreprise

IDC présentait ce matin les résultats d’une étude commandée par l’éditeur Adobe intitulée « La révolution des échanges en entreprise, les nouveaux défis de l’efficacité individuelle et collective. »

Ce titre sibyllin cache en fait une étude portant sur les différents usages des documents utilisés en entreprise, et notamment les possibilités de collaboration et de sécurisation qu’ils offrent.

IDC a réalisé en mai 2011 une enquête pour le compte d’Adobe auprès de 329 employés aux profils divers (administratifs, marketing et commercial ou technique) au sein de structures de plus de 100 salariés issues des secteurs public et privé en France.

C’est une opportunité utilisée par Adobe pour présenter les utilisations avancées de son format PDF et de son programme Acrobat.

L’étude IDC a défini trois grandes thématiques émergeant des usages en entreprise : la dématérialisation, la mobilité et la collaboration.

La dématérialisation, pour commencer, est déjà largement adoptée dans le monde professionnel avec 81% des entreprises utilisant principalement des documents électroniques (72% dans les services publics).

Cette tendance accompagne un glissement vers la mobilité en entreprise. Les sondés estiment que 20% de leur temps de travail est passé « en dehors de leurs bureau » et 5% à domicile.

Du coup, les salariés veulent que leurs documents soient lisibles sur toutes ces plates-formes, d’un ordinateur à un smartphone.

Et 51% des documents échangés sont reçus par les employés sur un ordinateur portable ou un support mobile.

IDC annonce également que pour la première fois en 2011 « les ventes de PC portables en entreprise dépassent celles de PC fixes » et que « les ventes de smartphones dépassent celles de téléphones mobiles classiques ».

Mais ce changement ne se fait pas sans mal. 84% des répondants affirment rencontrer des difficultés « dans les processus de collaboration autour d’un document »

Dans l’ordre d’importance, ces problèmes sont les accès simultanés au document, la gestion des versions et la collecte des données ou informations.

Mais IDC établit que le principal problème, c’est la sécurité.

52% d’entre elles n’ont pas de processus de sécurisation, 25% en ont mais ne l’utilisent pas faute de formation des collaborateurs, et seules 23% des entreprises les utilisent « efficacement ».

Sachant que 63% des répondants déclaraient échanger des données confidentielles avec l’extérieur, et 81% faisant de même en interne, le problème peut être important.

Pour sécuriser ces échanges, les principaux besoin seraient, selon les répondants, la traçabilité de la diffusion des documents, et l’utilisation de signatures électroniques.

(La suite page 2 : le PDF comme outil de collaboration)