Comment Office 365 inspire Office 2016

Jusqu’à présent, Office 365 apparaissait à certains comme une extension SaaS (Software-as-a-Service) de la suite bureautique vedette de Microsoft. L’arrivée d’Office 2016 illustre pourtant le rôle majeur de la solution cloud dans l’évolution du produit.

Disponible sur tout terminal (PC et Mac, smartphones ou tablettes), Office 365 offre aux entreprises un monde ou l’utilisateur connecté travaille en ligne et poursuit son travail d’un terminal à l’autre sans rupture. En l’absence de connexion, les logiciels prennent la relève, car les documents sont enregistrés au fur et à mesure. Et tout se synchronise automatiquement dès reconnexion. Et grâce au modèle SaaS, Microsoft peut enrichir Office 365 en ajoutant de nouvelles fonctions qui apparaissent automatiquement, sans intervention de l’utilisateur. Pour les abonnés Office 365, les mises-à-jour se font naturellement, sans passer par les processus parfois complexes de migration. Les nouveautés aujourd’hui proposées avec Office 2016 sont donc déjà accessibles aux utilisateurs 365.

Une meilleure productivité qui vient du Web

Exemple avec Outlook 2016, qui reprend la technologie Clutter, un ensemble d’algorithmes capables d’apprendre les habitudes de l’utilisateur afin de déterminer les messages les plus susceptibles de l’intéresser et d’apporter une assistance au tri. Les messages régulièrement non lus provenant d’un même expéditeur seront ainsi déplacés dans le dossier Clutter.

Office 2016 s’enrichit également de Skype for Business et reprend le principe des groupes utilisateurs d’Office 365. Ces derniers sont partageables par toutes les applications afin de créer des équipes privées ou publiques pouvant partager des fichiers via le cloud, une boîte de réception, un calendrier, etc.

Le partage et le travail en équipe restant une préoccupation majeure dans les entreprises, Microsoft multiplie les possibilités de collaborer simplement. Déjà disponible sous Office 365, la coédition arrive sous Office 2016. Elle permet à un utilisateur de voir en temps réel les modifications apportées par un autre, avec lequel il partage le document. Et même d’interagir avec lui via Skype depuis le document. Une technologie permise grâce à OneDrive, l’espace de stockage d’Office 365.

Un temps d’avance avec Office 365

La génération 2016 offre donc aux entreprises une plateforme complète de productivité et de collaboration. Les utilisateurs Office 365 peuvent néanmoins profiter d’une expérience encore plus aboutie.
“En un seul clic, tout document Office 2016
peut être partagé en ligne avec un de ses contacts.”

Avec l’application mobile Outlook Groups par exemple, il est possible de communiquer avec ses équipes lors de déplacements via un compte Office 365 : discussions, partage de photos ou de notes, collaboration sur des fichiers via OneNote, affichage et coédition de documents Word, Excel ou PowerPoint. En un seul clic, tout document Office 2016 peut être partagé en ligne avec un de ses contacts, ou envoyé par email avec possibilité de modification en mode partagé, via un enregistrement sur un espace OneDrive. Et ce sans obligation pour le destinataire de posséder Office 2016 !

Afin d’organiser professionnellement le travail en équipe, Office 365 intègre également son nouveau service de gestion de projet « Planner ». L’utilisateur peut planifier et suivre la réalisation de tâches réalisées par un groupe d’utilisateurs, partager des fichiers, discuter en temps réel ou différé, organiser des brainstormings interactifs, etc.

Enfin, Microsoft a fortement travaillé sur l’intégration de sa suite bureautique à Windows 10. L’authentification via Hello permet par exemple, via un simple regard, d’accéder aussi bien au PC qu’à Office 365.

Une vue sur le futur

Autre avantage pour les entreprises qui ont fait le choix de l’abonnement, l’éditeur tient à jour une roadmap complète et précise de toutes les mises-à-jours déployées, en cours de déploiement ou en cours de développement. Les administrateurs bénéficient ainsi d’une visibilité détaillée sur les nouvelles fonctionnalités dont pourront prochainement profiter les employés de la société, et dont certaines feront peut-être partie de la prochaine version d’Office.