Box : l’allié productivité d’Office 365

Les fonctionnalités de Box transcendent la productivité des utilisateurs de la suite bureautique Office 365. Cette plateforme de gestion de contenus dans le Cloud les libère de toutes les contingences matérielles liées aux systèmes de stockage et, surtout, confère à leurs documents une dynamique propre qui rend la collaboration transparente.

Les utilisateurs considèrent habituellement l’enregistrement de leurs fichiers bureautiques comme une contrainte. Vécue comme un passage obligé rébarbatif avant la diffusion ou le partage du fruit de leur travail, cette opération n’apporte, en soi, aucune valeur ajoutée. À l’inverse, Box se distingue par ses capacités d’administration qui décuplent la portée des documents Office. Leur enregistrement sécurisé dans l’environnement Box assure à la fois que ces documents sont accessibles de partout et depuis n’importe quelle plateforme (Windows, MacOS, Android, iOS) et que leur cycle de vie est géré de bout en bout.

Plus loin que le OneDrive for Business de Microsoft

Pour la plupart des utilisateurs, la possibilité de partager un document Office en dehors de leur entreprise, ce que ne permet pas le service de stockage OneDrive de Microsoft, est la parfaite illustration du potentiel de Box. Ce partage évite l’envoi, toujours un peu risqué, de pièces jointes avec Outlook. Il ouvre la porte à la collaboration et à la co-rédaction de documents, de façon totalement transparente. Il permet aussi d’attribuer une date de péremption aux documents et de connaître précisément quand et par qui ils ont été consultés.

Facilement paramétrables, les capacités d’administration de Box mettent à portée de clic une gestion fine des droits d’accès aux dossiers, à la consultation et à la modification des fichiers. Elle permet aussi l’ajout de commentaires externes pour optimiser la collaboration.

Box Zones conformes au droit européen

Quant aux DSI, l’administration de Box leur apporte l’automatisation des règles de classification et la garantie du respect des contraintes réglementaires, que ce soit pour la conservation des données ou pour l’effacement définitif des informations à caractères personnel.

Les Box Zones, des espaces de stockages proposés en Allemagne et en Irlande chez Amazon et Bluemix d’IBM, supportent, bien sûr, la conformité aux BCR (binding corporate rules) mises en place par l’Union européenne et certifiées par les CNIL européennes. Enfin, KeySafe permet d’avoir un contrôle total des clés de chiffrement des données stockées sur Box.

Cet ensemble de fonctionnalités, qui contribuent autant à la productivité individuelle qu’à la sécurisation des données, a emporté l’adhésion de PME comme Chantelle ou Coyote, de groupements de professionnels comme le Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables mais aussi de grands groupes comme Schneider Electric, Icade (une filiale de la Caisse des dépôts) ou General Electric. « La plupart des grands clients Box sont aussi des clients d’Office 365. Cela s’explique tant par leur volonté de transformer les usages en interne que par leur envie de s’ouvrir à leur écosystème, tout en assurant la mobilité, la sécurité et l’integration », résume Jeremy Grinbaum, le vice-président France et Europe du Sud de Box.

Fondé en 2005, Box se concentre depuis 2008 sur les besoins spécifiques des entreprises. Cette entreprise est la première à avoir proposé une intégration native avec Office 365. Sa solution de collaboration et de gestion de contenu s’interface avec SharePoint et Active Directory.