Comment Bouygues Telecom dématérialise ses RH avec PeopleDoc

Quand on s’appelle Bouygues Telecom, on se doit de montrer l’exemple en matière de transformation numérique. Et ça passe par la chasse au papier.

Jusqu’en 2011, une personne de la DRH devait chaque mois rester longtemps devant le copieur pour s’assurer de la bonne impression des bulletins de paie. Sachant que l’opérateur de téléphonie mobile emploie 8817 salariés. S’en suivait une tâche plus fastidieuse encore : la mise sous pli et l’envoi à La Poste.

C’est fini depuis quatre ans et demi : Bouygues Telecom a dématérialisé les bulletins de paie en recourant à une solution PeopleDoc (ex-Novapost).

Inutile de demander une fiche de paie en cas de perte, le collaborateur retrouve le document sur son coffre-fort électronique.

L’hébergement est assuré pour une durée de 50 ans par la Caisse des Dépôts et Consignations via sa filiale Arkhineo. Un délai qui permettra de faire valoir ses droits à la retraite (même si l’âge de départ ne cesse de reculer).

Pour l’entreprise, les avantages sont plus nombreux. Responsable de la gestion du personnel du groupe Bouygues Telecom, Marc Grunenwald y voit une action concrète en faveur de la politique de responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) et du développement durable.

Il évalue aussi le gain possible à 30 K€ par an, sachant qu’à ce niveau d’effectif, le coût d’un bulletin de paie papier revient à 77 cents contre 45 cents pour sa version électronique.

Avant d’adopter la solution, Bouygues Telecom a validé le volet sécurité par des tests d’intrusion, PeopleDoc se chargeant de l’expédition. Les données sont cryptées (AES 128 bits). Par ailleurs, le document doit être signé numériquement pour être certifié authentique.

« Je n’ai jamais entendu parler de falsification de bulletin de paie numérique », assure le représentant de Bouygues Telecom.

En dépit du potentiel de dématérialisation, les débuts ont été difficiles. « Il a fallu envoyer un courrier pour expliquer qu’on allait dématérialiser. Ce qui n’était le meilleur support », s’amuse rétrospectivement Marc Grunenwald.

Et si dans les premiers jours, le nombre de salariés optant pour la dématérialisation ne cessait de progresser, il est resté bloqué à 35 % de l’effectif.

En 2013, la direction de Bouygues Telecom décide, en accord avec les représentants du personnel, de rendre l’inscription à la version numérique par défaut. Pour continuer à recevoir son bulletin papier, il faut expressément décocher la case.

Du coup, le nombre de salariés en mode démat’ passe à 86 % en six mois. « Il y a toujours des foyers de résistance, notamment dans un centre d’appel en région et… chez les responsables de la sécurité informatique. »

Au tour des collaborateurs en boutiques

Fort de ce premier succès, Bouygues Telecom a décidé de dématérialiser les contrats de travail pour les collaborateurs de ses boutiques (1850 salariés), en s’appuyant toujours avec PeopleDoc.

Entre les CDD d’été, les contrats en alternance, l’intérim et le turn-over chez les conseillers de clientèle ou de vente, et les différents avenants, l’activité du réseau de distribution physique génère 2000 documents contractuels, rien que pour la gestion RH.

Après quelques mois de déploiement, les retours du terrain sont bons. Les managers des boutiques apprécient la fluidité du workflow, selon les responsables de Bouygues Telecom invités à témoigner pour le compte de PeopleDoc.

Une fois que le contrat est signé électroniquement, il est archivé. Le gérant de boutique peut visualiser sous forme d’arborescence les différents contrats et clauses par collaborateur.

Cela peut être aussi un avantage concurrentiel dans la guerre des talents de pouvoir valider dans l’heure une proposition de contrat au lieu de l’envoyer par La Poste et d’attendre que le candidat la retourne signée.

« Avec une moyenne d’âge 32 ans dans les magasins, les conseillers qui passent déjà des contrats dématérialisés pour les clients avec leurs tablettes sont déjà dans cet état d’esprit », note Anne-Marie Gattuso, Responsable de la gestion du personnel des clubs Bouygues Telecom.

Au siège social du groupe, le temps de classement des documents RH a été divisé par deux et ne prend plus qu’un jour et demi par mois.