Comment Office XP doit nous faciliter la vie

Microsoft a présenté une bêta 2 d’Office XP, la nouvelle version de la suite bureautique sous Windows qui devrait sortir en mai ou juin prochain. Avec XP, la nouvelle eXPérience que s’apprête à vivre l’utilisateur selon le discours marketing de l’éditeur, Microsoft a cherché à simplifier la façon de travailler… comme pour les versions précédentes. A la différence notable que, précédemment, cette simplification passait par un Compagnon animé plus envahissant que réellement efficace. Si on retrouve les personnages (Trombine, Professeur Génial, Toufou…), l’éditeur de Redmond a surtout doté Office XP d’intuition, c’est-à-dire d’outils contextuels qui assistent l’utilisateur en temps réel dans la tâche qu’il réalise.

Les SmartTags, évolution du clic droit

A commencer par les « balises interactives » (SmartTags en anglais). Sous la forme d’un carré encadrant le symbole « information », la balise interactive s’affiche en fonction de l’action en cours. Par exemple, l’envoi d’un message, sous Outlook, déclenche le SmartTag qui propose alors, à travers un menu déroulant, d’envoyer ce message au destinataire, d’organiser une réunion, d’ouvrir ou de créer sa fiche contact, d’insérer une adresse, etc. Dans un tableau Excel, une balise interactive permettra de détecter une erreur de formule, de gérer les copier/coller/modifier sous Word, d’aller chercher des informations dans une autre application ou une source de données… Inspirées du clic droit qu’elles enrichissent (et auquel ne pense pas toujours l’utilisateur), les balises interactives sont modifiables et personnalisables.

Autre nouveauté de taille, le Volet Office qui propose, dans une fenêtre indépendante, un menu contextuel. Il rassemble, notamment, les fonctions les plus utilisées par l’utilisateur, optimise la gestion des styles, facilite la mise en forme, propose une prévisualisation du presse-papier, offre un moteur de recherche interne, charge les cliparts et propose même un traducteur (mot à mot uniquement). Bref, le Volet Office donne directement accès aux fonctions habituellement accessibles par les menus classiques. Petit plus, la fenêtre s’adapte à la taille de l’écran sans porter atteinte à l’affichage du document principal. Les écrans 15 pouces n’auront donc pas (trop) à souffrir de ce nouvel élément.

Web et travail collaboratif

L’ouverture sur le Web introduite avec la version 2000 se renforce sous XP avec la possibilité d’effectuer des requêtes sur le Réseau à partir de chacune des applications. Les balises interactives facilitent l’importation par copier/coller d’informations issues d’une page HTML et autorisent la création d’un lien dynamique qui met à jour les données à chaque ouverture du fichier ainsi créé. Enfin, le travail collaboratif est amélioré essentiellement par des fonctions d’intégration personnalisée des corrections successives d’un document. Par exemple, un utilisateur envoie par e-mail un document Word à plusieurs collaborateurs qui apportent chacun leurs corrections. Lorsque l’utilisateur récupère, toujours par e-mail, le document « .doc », Word propose de fusionner les corrections avec son document original, et ainsi de suite pour chacune des nouvelles versions corrigées. Chacune des corrections est signalée visuellement (sous forme de bulle de bande dessinée).

Côté format de fichiers, Excel propose, avec Access, l’exportation de fichier au format XML. Signalons que Microsoft a eu l’intelligence de conserver l’intégrité de ses formats de documents (.doc, .xls, .ppt, etc.) afin qu’ils restent entièrement compatibles avec les versions Office 2000 et 97.

Seul manque à l’appel le système de pilotage par reconnaissance vocale évoqué à plusieurs reprise (mais il existe dans les versions américaine, japonaise et chinoise). Soulignons aussi que, bien qu’Office soit une application 32 bits, elle ne tourne pas sous Windows 95. Les utilisateurs qui exploiteraient encore cette version devront forcément migrer vers 98, Me ou NT4/2000 s’ils souhaitent profiter d’Office XP.

Une suite pas trop gourmande

La nouvelle suite occupera entre 120 et 450 Mo sur le disque dur selon les options sélectionnées lors de l’installation. Si Office XP se contente de 64 Mo de Ram, 128 voire 256 Mo sont fortement conseillés. Quant au processeur, la démonstration a été effectuée sur un Pentium 266 MHz sans difficultés. Le prix et les différentes versions ne seront communiqués que début avril mais ils devraient rester sensiblement équivalents à ceux d’Office 2000 : 4 300 francs la version standard et 5 000 francs la version professionnelle environ, pour des mises à jour à 2 000-2 500 francs. Attention ! On parle bien de « XP » mais les logiciels de la suite s’intitulent « 2002 » : Word 2002, Excel 2002, et non Word XP, etc. Pourquoi faire simple…