Conservation de données : les notaires dévoilent un service de dépôt électronique

S’il existe bien une profession marquée par le sceau de la discrétion, c’est bien celle du notariat. Des images d’Epinal lui collent encore à la peau. On imagine des offices poussiéreux avec des kilomètres de linéaires d’archives. Bien loin d’une appréhension des nouvelles technologies. On a tort. A l’instar des médecins, les notaires sont plutôt bien équipés de matériel informatique et de connexions Internet. Et ils ont pris l’habitude de transmettre des documents par voie dématérialisée à ses interlocuteurs traditionnels (ministère des Finances, collectivités… ). D’ici fin 2008, on estime qu’un tiers des prestations offertes par un notaire se fera de manière dématérialisée.

La Chambre des Notaires de Paris se veut précurseur dans les nouvelles technologies avec des initiatives comme « l’intranotaires », un extranet sécurisé d’information entre les notaires apparu dès la fin des années 1990, ou « l’espace notarial » lancé plus récemment qui lie les notaires et leurs clients. Jeudi 3 avril, cette institution a présenté un nouvel outil high-tech: le service notarial de dépôt électronique.

Pour comprendre l’intérêt de nouveau « e-service » public, il paraît nécessaire de remettre en perspective le rôle du notaire. Primo, c’est un professionnel de la conservation des données sensibles de toute nature (texte, son, vidéo… ) qui nécessitent une protection (idée, création littéraire, invention avant dépôt de brevets, logiciels, fichiers de comptabilité… ) et qui sont préalablement disponibles au format numérique (sur CD-Rom, DVD, clés USB, disques durs… ).

Le volet de la conservation prend en compte plusieurs exigences : la traçabilité et l’intégrité de l’information déposées (« le document numérique que j’apporte est exactement celui qui est déposé »). Secundo, le notaire est aussi un professionnel de la preuve (délivrance d’actes avec date certaine et force probante supérieure que l’on peut présenter devant la justice en cas de litige). Tertio, c’est le gardien de l’authenticité des actes (le notaire, officier public et professionnel libéral, dispose d’une délégation de puissance publique).

Un coffre-fort électronique sécurisé

On retrouve toutes ces caractéristiques dans le service notarial de dépôt électronique mis à disposition des personnes physiques et morales : conservation des documents dématérialisés dans un « coffre-fort électronique sécurisé » pour une durée déterminée (1 à 10 ans, renouvelable), restitution à la demande, et constitution d’une preuve quasi-irréfûtable de leur date de dépôt, de leur origine et de leur intégrité.

« La Chambre des Notaires de Paris a commencé la phase pilote fin décembre avec une dizaine d’offices et une vingtaine d’entreprises », indique Jacques Binard, Directeur DSI de la Chambre des Notaires de Paris. A moyen terme, l’instance souhaite vulgariser l’outil à un niveau national (on recense 8500 notaires répartis dans 4500 offices sur le territoire national).

« C’est un nouveau besoin exprimé par nos clients », assure Christian Pisani, Président honoraire de la Chambre des Notaires de Paris. Au nom de la défense du « patrimoine informationnel » qui joue un rôle croissant dans l’économie immatérielle.

Interrogé sur le montant de l’investissement consenti, Christian Pisani estime qu’il faut plutôt parler en « millions d’euros » mais tout en restant flou.

Une procédure très formelle

Une procédure électronique de dépôt nécessite une rencontre de visu entre et le client muni de son document au format numérique à déposer et le notaire, seul acteur homologué pour effectuer cette procédure. Avec quel moyen ? Le notaire utilisera son ordinateur et une clé USB doté d’une carte à puce afin de s’identifier sur le service de dépôt en ligne et de générer une signature électronique pour boucler le processus.

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