Dématérialisation : comment les entreprises peuvent en tirer profit

Le cabinet d’études Markess International, spécialisé dans l’analyse de l’impact des TIC sur la transformation et la modernisation des organisations, vient de publier une étude sur la dématérialisation, les échanges électroniques professionnels et les services de confiance (c’est à dire qui garantissent les échanges ou les transaction par voie électronique). Le livre blanc a été élaborée à partir d’une enquête réalisée dans le courant de l’été*.

Selon Markess International, cinq types de documents d’entreprise sont le plus souvent dématérialisés en 2006. Il s’agit de réservations pour les déplacements pour 53% des entreprises interrogées, de déclarations fiscales ou sociales (53% également), de mouvements, relevés de compte et autres opérations de paiement (51%), de plans et catalogues (46%) et enfin de propositions et transactions commerciales (43%). Cependant, la tendance varie également en fonction du secteur d’activité des entreprises. Par exemple, les banques et assurances mettent en avant les CV ou les contrats de travail, tandis que la distribution s’attache surtout aux factures.

Que cherche les entreprises à travers la dématérialisation ? Objectif numéro un pour 57% des entreprises interrogées : réduire les coûts de traitement, de stockage, d’archivage? Autre priorité, se mettre en conformité légale ou réglementaire pour 55% des cas. Troisième raison majeure : automatiser les processus associés pour 50% des entreprises interrogées, qu’il s’agisse de processus de facturation, de commandes ou encore de déclarations fiscales ou sociales.

En 2006, les entreprises cherchent prioritairement à déployer des services de confiance en matière de conservation et d’archivage, avec des solutions de sauvegarde pour 55% des entreprises interrogées, de stockage pour 52% d’entre elles ou encore d’archivage électronique pour 40% des entreprises. Autre domaine où le déploiement de services de confiance : la protection et la sécurisation. Il s’agit principalement des solutions assurant la gestion des accès et des habilitations aux documents et contenus.

Ce que l’on peut attendre de la dématérialisation

En matière de dématérialisation, l’étude de Markess International met en avant les avantages potentiels que l’on peut en tirer : gain de temps mais aussi une diminution des coûts de traitement qui peut être divisé par deux ou trois selon les entreprises interrogées. Enfin, il devrait émerger une augmentation de la productivité puisque la dématérialisation des commandes ou des factures est censé accroître le volume traité.

Prenons des cas concrets d’application. Toujours selon la vision de Markess International, l’utilisation de la signature électronique dans le cadre des ordres de virement améliore la productivité. Ensuite, le recours à la dématérialisation fiscale des factures réduit le coût de traitement. Enfin, dans le secteur public, la dématérialisation du contrôle de légalité permettrait de faire des économies en impression.

En 2006, 68% des 200 entreprises interrogées recourent ou souhaitent recourir à un ou plusieurs prestataires externes pour mettre en place ou exploiter des solutions liées à la confiance dans les échanges électroniques. Il peut s’agir d’éditeurs spécialisés, de SSII ou encore d’opérateurs de service. Principales attentes des entreprises vis-à-vis des prestataires : l’engagement sur les résultats, le respect des normes et standards ou encore la qualité du service et du support client.

*Une enquête a été réalisée entre juillet et août 2006 sous la forme d’entretiens en ligne via un questionnaire détaillé. 200 entreprises ont répondu à l’enquête et des entretiens ont été conduits auprès de 25 prestataires.