Dématérialisation: le magasin Leclerc de Betting réduit ses coûts de GED avec Zylab

L’hypermarché Leclerc de Betting (Moselle), une surface de vente de 5800 m2 ouverte le 2 août 2001, connaissait une belle croissance qui a chuté il y a plus d’un an et demi en raison de travaux routiers sur ses voies d’accès. Ce sont ces difficultés de communication générant une courbe de croissance plate et inerte qui ont poussé sa direction à réagir. Depuis, le chemin de la croissance été retrouvée. Mais l’hypermarché s’est attelé à réduire les coûts et tout particulièrement les frais généraux par le biais de la dématérialisation.

Emmanuel Muller, directeur administratif et financier de cet hypermarché (c’est-à-dire de la SA Freydis, puisque chaque magasin Leclerc est indépendant dans le réseau), se lance alors dans la réorganisation de
l’impression des documents.

« Chacun de nos collaborateurs possédait un PC avec une imprimante. Nous avons choisi de supprimer les imprimantes personnelles et d’installer deux gros copieurs-imprimantes-scanners en les mutualisant », explique Emmanuel Muller. Bilan : « Les coûts liés à l’impression ont ainsi été réduits par 4 (la feuille imprimée revenant à 20 ct et la copie à 4). Le retour sur investissement s’est effectué dans les quatre à six mois qui ont suivi. »

Mais il ne s’agissait ici que de la première étape du plan de dématérialisation conduit par l’intégrateur Indexware avec la solution ZyIMAGE de Zylab (dont le module de workflow ou flux de travail). Car plutôt que d’envoyer des fax, les documents étant scannés, ils sont transmis en pièces attachées – ce que l’on appelle le « scan to e-fichier ».

D’une intégration assez facile dans MS Access, MS SQL Server 2000 (minimum) et Oracle 9i (minimum), ce module de flux de travail Zylab inclut de nombreuses actions pré-définies, telles que la signature d’un document, l’assignation d’un délai, l’ajout d’un commentaire, le transfert d’utilisateur, etc.

Gain de temps et de productivité

Les documents étaient archivés sur chaque poste… La dématérialisation a conduit alors à la mise en place d’un serveur de gestion d’édition de documents (GED). Les 64 000 factures archivées des deux dernières années représentent entre 3 et 4 Gigaoctets sauvegardés (sous forme papier, c’est l’équivalent de 10 palettes… ). L’accès à ce serveur central s’effectue via une interface Web.

« Tous les services ont suivi la même réorientation que la comptabilité, le service commercial, le social, la direction… Cela aboutit à un gain de temps considérable – et donc de productivité », témoigne Emmanuel Muller.

« Alors que l’on mettait entre une heure et trois jours pour retrouver un document (notamment dans le cadre d’un contrôle fiscal), aujourd’hui, il ne faut plus que 5 à 15 secondes. La réduction d’un quart de nos surfaces de bureau (disparition d’une vingtaine d’armoires métalliques) nous a également permis de réorganiser nos espaces de travail ; nous avons, par exemple, aménagé une salle de réunion », poursuit le représentant de l’enseigne Leclerc.

Autre source d’économie : les paiements dématérialisés, soit avec les virements TPCE ou Vcom (selon la banque), ont permis de réaliser une économie d’environ 10 000 euros en affranchissement fournisseur.

Temps de traitement des factures divisés par cinq

Dès que la marchandise arrive, c’est la dématérialisation qui débute. Lorsqu’elle provient de la centrale d’achat propre aux Centres Leclerc, son arrivée s’accompagne du bon de livraison informatique (BLI). Ce qui a permis de réduire par cinq le temps le temps passé aux traitements des factures.

Mais côté prestataires et fournisseurs, bien des petites PME ne possèdent pas encore de service informatique qui permettrait de se passer totalement
du papier. Cette situation devrait se corriger au cours du second semestre 2008.

Au total, la mise en place du Workflow Zylab a permi d’économiser une douzaine de postes informatiques. Les économies réalisées ont ainsi dépassé 50 000 euros… L’investissement matériel tourne ici aux alentours
de 30 000 euros – avec, principalement, les deux copieurs.

Quant à la solution Zylab, son coût de location se situe à 1500 euros par trimestre. Le serveur HP (disque montés en RED) a été acquis en octobre 2006. Très peu de ressources sont utilisés. Les sauvegardes sont effectuées sur des DVD non réinscriptibles.

Rôle pilote

Aujourd’hui, alors que l’infrastructure routière conduisant à l’hypermarché Leclerc de Betting a retrouvé son bon fonctionnement, ce dernier a renoué avec une belle croissance, dopée par la réduction des frais généraux sur laquelle Emmanuel Muller n’aurait sans doute pas autant travaillé sans ce contexte particulier.

Et ce Centre Leclerc mosellan joue dans ce domaine un rôle pilote, étant suivi de près par les autres hypermarchés de ce groupe. Les Centres de Chaumont, de Sedan et de Creutzwald figurent d’ailleurs parmi ceux qui ont aussi choisi la solution Zylab. Mais d’autres Centres Leclerc l’ont aussi mise en chantier…

C’est l’une des dernières références de Zylab en France. Cet éditeur, d’origine américaine, a débuté ses activités en 1983. Il recense plus de 500 000 clients licenciés à travers le monde. Ses systèmes d’indexation et de reconnaissance de textes étant mis à l’épreuve sur plus de 200 langues.

(Photo d’illustration : Emmanuel Muller, DAF pour E.Leclerc de Betting)