Factures : la vraie dématérialisation reste à faire

Le cabinet Markess International, spécialisé dans l’étude de l’impact des nouvelles technologies sur les organisation, vient de publier les résultats d’une enquête sur la dématérialisation des factures en France. 200 entreprises et 36 prestataires présents sur ce marché ont été interrogés.

En apparence, les dirigeants (direction générale, finance/comptabilité, achats, marketing, informatique…) semblent avoir largement intégré cette pratique : 29% d’entre eux affirment déjà dématérialiser leurs factures ; 16% sont sur le point de le faire, 22% vont s’y mettre d’ici à 2009 ; seuls 33% d’entre eux n’ont rien prévu ou ne savent pas.

Mais ces chiffres cachent trois types de pratiques, très différentes. La  » dématérialisation des factures papiers » (traitement automatique des factures qui arrivent dans les entreprises sous forme papier) est opérationnelle dans 25% des entreprises ; la « dématérialisation simple des factures » (échanges de factures sous forme électronique, mais en dehors des conditions définies par le Code Générale des Impôts*) est en vigueur dans 40% des structures ; mais la  » dématérialisation fiscale des factures » (échanges de fichiers électroniques respectant les disposition du Code Générale des Impôts*) ne concerne que 20% des sociétés interrogées.

Or, à ce ce jour seule la dématérialisation fiscale des factures permet aux entreprises de s’affranchir totalement des factures sous forme papier : dans les deux autres cas, une copie papier des fichiers électroniques traités ou échangés doit être conservée. Mais d’ici à 2009, près d’un tiers des entreprises interrogées envisagent de passer à la dématérialisation fiscale.

Les secteurs les plus en pointe dans ce domaine sont l’agro-alimentaire, l’automobile et la distribution suivis par le jouet et la puériculture.

Selon Hélène Mouiche, chargée d’études senior, chez Markess, citée dans le communiqué publiée par ce cabinet, le premier facteur qui peut pousser une entreprise à sauter le pas est « la pression des clients… ». Mais il existe également un certain nombre de freins, dont la disparition permettrait une accélération de la dématérialisation au sens fiscale : « la standardisation des formats, une plus grande clarté quant aux règles fiscales et aux démarches à suivre, la simplification des procédures, un coût moindre des solutions de dématérialisation », détaille Hélène Mouiche.

Les dizaines de prestataires qui se disputent le marché français de la dématérialisation des factures (b-process, Deskom, GMI Connectivity, Influe-Illicom, La Poste, OB10, Orange Business Services… sont les noms les plus souvent cités par les entreprises interrogées) savent ce qui leur reste à faire…

* Que prévoit le Code Générale des Impôts ?

L’article 289bis du Code Générale des Impôts (« Factures transmises par voie télématique ») prévoit que « seules les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent […] des documents tenant lieu de factures d’origine. »

Les entreprises doivent recourir « à un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes à celle définie à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission, du 19 octobre 1994, concernant les aspects juridiques de l’échange de données informatisées lorsque l’accord relatif à cet échange prévoit l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données » (c’est-à-dire l’utilisation de signatures électroniques).

Les informations émises ou reçues doivent être « accessibles et conservées dans leur contenu originel et dans l’ordre chronologique de leur émission dans les conditions et dans les délais fixés par l’article L. 102 B

du livre des procédures fiscales. »

De plus, « une liste récapitulative séquentielle de tous les messages émis et reçus et de leurs anomalies éventuelles » doit être « tenue et conservée sur support papier ou sur support informatique, pendant le délai fixé au premier alinéa du I de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales. »