G suite : la collaboration est affinée avec une mise à jour

Google peaufine son ensemble d’outils en ligne G Suite destinés aux organisations comme les entreprises avec une mise à jour conséquente prévue pour les modules Google Docs, Sheet et Slides.

Si la suite BtoB qui a succédé à Google Apps for Work met l’accent sur la dimension collaborative et la mobilité, la mise à jour comprend également de nouvelles fonctionnalités de productivité et renforce l’offre de mobilité.

Dans une contribution de blog,  Birkan Icanan, Product Manager pour Google Docs, précise la portée des modifications : « Le fait d’intégrer des personnes sur la même page autour d’un projet unique peut se révéler délicat » car « il faut prendre en compte une tonne d’options et de suggestions ».

C’est la raison pour laquelle la mise à jour de la suite prend davantage en compte la version du document la plus adaptée au travail collaboratif (« version control ») qui permet de personnaliser les outils en fonction de la gestion des flux et d’aider les équipes au niveau local.

Il est souvent nécessaire de passer par une myriade de versions avant de converger vers un document finalisé. Aussi, Google propose maintenant de nommer les différentes versions. Cela est valable pour des documents Doc, Sheet et Slide.

Dans cette optique, l’étape « Historique de la révision » (Revision history) est rebaptisée « Historique de la version » (Version history).

Google estime que la possibilité d’attribuer des noms personnalisés aux versions de l’élaboration d’un document constitue « une excellente façon de conserver un historique de la progression de votre équipe ».

Par ailleurs, il devient aussi possible de prévisualiser des Docs avec des versions « nettoyées » des commentaires et des suggestions de modifications.

Sur le front de la mobilité, les mobinautes pourront enfin modifier un Doc depuis un terminal Android ou bien iOS (iPad ou iPhone dans la gamme Apple).

Une nouvelle intégration du module du moteur Google Cloud Search pour les utilisateurs de G Suite Business et Enterprise permet d’effectuer une recherche sans quitter son document (pour Docs et Slides) en cours de consultation.

Des templates associés à des extensions intégrées font aussi leur apparition. Au-delà de ce préformatage, il est possible de personnaliser les modèles de présentation des documents avec des add-on (extensions) de personnalisation.

Par exemple, G Suite met en exergue un template de formulaire de type NDA (Non-disclosure agreement) issu de LegalZoom et DocuSign.

D’autres éditeurs de la dématérialisation de documents et de création de formulaires comme Lucidchart (création d’organigrammes et de diagrammes), PandaDoc (automatisation des tâches), EasyBib ( gestion de données et métadonnées de documents) et Supermetrics (outil de reporting pour SEM, SEO et web analytics) sont mis à contribution.

(Crédit photos : @Microsoft)