Gestion documentaire : il reste du chemin jusqu’au data lake
Une étude commandée par un éditeur de logiciels de gestion documentaire met en lumière les contrariétés auxquelles les entreprises font face en la matière.
Le data lake n’est pas encore une réalité en entreprise.
M-Files le suggère dans un rapport fruit d’une étude commandée au cabinet Vanson Bourne.
L’éditeur américain – qui commercialise des logiciels de gestion de contenu d’entreprise – s’appuie sur les réponses de 1 500 employés interrogés dans 10 pays dont la France.
Cette dernière concentre 13 % de l’échantillon, composé à 25 % de PME (moins de 250 personnes au sens de l’Insee).
Elle ne fait globalement pas exception au tableau que dépeint M-Files : des informations disséminées et pas toujours pleinement exploitables, quand elles ne sont pas inaccessibles.
Il est « parfois », voire « toujours » difficile de les trouver pour 46 % des répondants. Deux éléments en particulier compliquent la tâche : des noms inappropriés (42 %) et de mauvais emplacements (41 %).
Sur le premier point, 27 % des employés interrogés ont déclaré que leur entreprise avait mis en place des règles destinées à uniformiser le nommage. Sur le second, une entreprise utilise en moyenne quatre emplacements pour stocker ses documents. La messagerie électronique en fait partie pour 69 % d’entre elles ; le stockage réseau, pour 55 %, tandis que 24 % ont un système de gestion documentaire.
Ça coince aussi parfois dans les processus de validation des documents. Entre autres à cause d’inaccessibilités sur les appareils mobiles (20 %)… alors même qu’ils sont 81 % à s’en servir pour accéder à des fichiers (62 % trouvant la tâche « parfois » difficile).