Le stockage des e-mails, une nécessité pour les entreprises

Le stockage des e-mails est un domaine négligé dans la gestion des réseaux. La plupart des sociétés imposent une limite à la taille des boîtes mail et laissent les utilisateurs décider quels messages doivent être effacés. Roberto Volo, responsable IT chez British American Racing (BAR), explique que sa société garde ses e-mails pendant au moins trois ans car les projets durent souvent plusieurs années. Une recherche sur un e-mail même ancien peut ainsi s’avérer significative.

Gestion hiérarchique du stockage

BAR utilise Exchange pour ses 200 utilisateurs réguliers. Durant la saison de Formule 1, cette base augmente jusqu’à 1 500 utilisateurs avec une taille moyenne des boîtes mail de 400 Mo, ce qui peut constituer un besoin de stockage de 600 Go. Pour réduire ce volume de stockage, BAR a implémenté une technologie HSM (Hierarchical storage management, gestion hiérarchique du stockage). La société a choisi Exchange Archive solution de Essential Computing car ce produit de HSM propose des fonctionnalités spécifiques aux e-mails. BAR a ainsi pu réduire de moitié le volume de stockage de ses courriers électroniques.

Keith Quinn, directeur de la stratégie chez Essential, insiste sur le fait que la plupart des entreprises ont de bonnes raisons – commerciales et légales – d’archiver les e-mails, mais que peu d’entre elles sont conscientes que l’effacement des courriers électroniques peut leur causer des ennuis juridiques. « Les entreprises ont tout intérêt à conserver leurs e-mails afin de pouvoir se défendre, le cas échéant, devant une cour de justice », indique-t-il.