Markess prévoit une accélération de la dématérialisation d’ici 2010
Jusqu’ici surtout cantonnée à la numérisation des documents entrants, la dématérialisation devrait de plus en plus porter sur le traitement en aval.
Après la dématérialisation de factures fin 2007, Markess International vient de publier les résultats d’une étude portant sur la « dématérialisation des documents et courriers entrants », fruit d’une enquête réalisée en mars 2008 à partir d’entretiens avec 225 entreprises et administrations. D’après ce cabinet, après s’être concentrées sur la phase amont du traitement du courrier et des documents entrants en 2008, les organisations devraient progressivement aller vers l’aval d’ici 2010. Et s’orienter, entre autres, vers l’extraction automatique de données, l’archivage électronique, la mise en place de workflows de validation ou l’identification des gestionnaires de documents.
Mais quels types de documents et courriers entrants sont actuellement dématérialisés ? Markess en distingue deux principaux. Tout d’abord, il a ceux qui sont issus d’une dématérialisation dite « native » et qui correspondent à des documents reçus au format numérique. Viennent ensuite les documents qui sont reçus au format papier et « dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement », selon Markess. Pour chaque canal, la tendance est à la hausse avec 78% des entreprises interrogées qui indiquent qu’elles espèrent dématérialiser l’ensemble de leurs documents d’ici 2010, contre 43% en 2008.
Meilleure traçabilité
L’amélioration de la « traçabilité » figure en tête des motivations des organisations se prononçant en faveur de la dématérialisation (c’est une motivation pour 78% d’entre elles), devant les gains de temps (72%), l’amélioration du partage de l’information et la fluidification des échanges (70%), la réduction des coûts (68%) et l’amélioration de la réactivité (60%).
Reste pour elles à lever un certain nombre de freins, dont ‘ »une culture papier encore fortement ancrée et associée fréquemment à une peur du changement, des investissements à consentir jugés trop coûteux, des projets qui leur semblent complexes à mener à bien… « , toujours selon Markess. Le cabinet ajoute que « les trois quarts des organisations intérrogées » ont ainsi « choisi de se faire accompagner par un ou plusieurs prestataires ».
Les intervenants vont des éditeurs de solutions de dématérialisation (comme Deskom), aux spécialistes de la lecture automatique de documents (Iris, A2IA…), aux éditeurs de solutions de gestion de contenus (EMC, Ever…), en passant par les opérateurs de services (Doc@post, Jouve…) et les spécialistes de l’archivage (Atempo…).