Office 2001:Mac, la compatibilité totale

Dans les versions précédentes d’Office et même encore dans la version 98, l’envoi de lourds fichiers sur lesquels vous aviez travaillé pendant des heures finissait généralement par un râle de votre destinataire devant la collection impressionnante de hiéroglyphes qu’il découvrait. Vous-même, combien de fois avez-vous dû purger votre texte de ces caractères cyrilliques qui agrémentaient les présentations PowerPoint de vos correspondants, quand elles s’ouvraient ? Douces heures de surcroît de travail fourni par Microsoft ! Rassurez-vous, avec Office 2001, on vous promet enfin des soirées au coin du feu avec votre labrador !

Compatibilité tous azimuts

Deux éléments de poids sont à noter dans cette mouture d’Office : elle est véritablement compatible avec l’application soeur destinée au monde PC, Office 2000. Mais cette compatibilité s’étend aussi au monde Mac ! De plusieurs manières : d’abord en direction des versions précédentes des logiciels de la suite. Cette compatibilité descendante permet ainsi d’accéder aux fichiers créés sous Word 5. Mais l’inverse est vrai également sous réserve d’enregistrer les documents dans ce format. Sans remonter le temps si loin, Office:Mac se fait fort de pouvoir comprendre et se faire entendre des versions antérieures disponibles sur Mac comme sur PC. Il est même possible de le paramétrer pour n’enregistrer qu’au format utilisé dans le cadre de votre travail ou de vos occupations. Vraisemblablement Office 98, qui est maintenant présent presque partout.

Mais ce n’est pas tout : la caractéristique de Windows est de ne pas reconnaître le format des fichiers sans extension (.doc, .html, .txt,…). Le remède ? Ajouter soi-même l’extension… quand on la connaît. Un problème que ne connaît pas MacOS, puisque chaque fichier circule avec sa carte d’identité, permettant à l’OS de le reconnaître dans la plupart des cas. Heureusement, Outlook Express dans sa version 5 permet d’ajouter automatiquement ces extensions (il s’agit d’une case à cocher en option dans le panneau de gestion des pièces jointes des e-mails). Le nouvel Office permet de se jouer de cet artifice dans Entourage d’abord, où ce paramétrage est accessible dans les « Préférences de messageries et de news », sous l’onglet « Message », le panneau « Pièces jointes ». Dans les autres applications, ensuite, où il suffit d’activer une option dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous », pour être débarrassé de cette corvée !

Mais ces fonctionnalités ne sont pas les seules modifications efficaces de cette suite : si Office pour PC est vendu avec la base de données Access, la suite Mac n’a jamais été affublée de cette application ! Et pour cause : Filemaker domine ce marché de la tête et des épaules ! Auparavant, le traitement de données issues de cette base dans Excel par exemple n’était pas possible : il fallait avoir recours à un enregistrement des données au format texte. Une évolution sensible s’est produite dans Office 98 : un module permettait d’accéder aux données de Filemaker. Il a été retravaillé depuis et Excel:Mac 2001 dispose d’un assistant d’importation qui automatise et facilite cette tâche ingrate…

Quand Excel:Mac dialogue avec FileMaker

La fenêtre « Données » d’Excel:Mac dispose du menu déroulant « Données Externes » qui donne accès à l’importation de données Filemaker. L’assistant s’occupe alors de tout : d’abord des champs à importer dans Excel (il est même possible de ne sélectionner que les champs d’un seul des modèles d’une base). Puis des données que vous désirez importer (sélection d’une année particulière, d’un code postal, d’un nom de ville…). Et pour terminer, l’assistant propose d’entrer les données directement dans la plage d’une feuille ou dans une nouvelle feuille. Un outil puissant, qui permet réellement d’accéder aux données habituellement traitées sur un Mac.

Un des derniers avantages de la suite est sa capacité à communiquer et partager ses informations avec les ordinateurs de poche fonctionnant sur Palm OS ou Windows CE. Une fonction permettant de tenir à jour et de synchroniser un agenda, un carnet d’adresses, des listes de tâches ou un bloc-notes. De sorte que le Mac dispose aujourd’hui de tous les points clés lui permettant de ne pas être coupé du monde.

Pour finir ce tour d’horizon en cinq jour des fonctions d’Office 2001, nous avons interrogé Isabelle Nicolaï, chef de produit Office 2001:Mac. Ses remarques éclaircissent l’horizon de l’application. Rendez-vous demain.