Office 2016 : comment Microsoft fait évoluer l’expérience bureautique

« Nous incarnons l’entreprise et l’écosystème à même de réinventer la productivité […] pour un monde ‘Mobile-First‘ et ‘Cloud-First‘ ».

On aura pu relever une pointe de lyrisme dans les propos tenus par Satya Nadella lors la dernière conférence partenaires de Microsoft, organisée à Orlando au mois de juillet.

Le successeur de Steve Ballmer à la tête du groupe informatique américain a trois boussoles : bâtir la plate-forme cloud intelligente, concevoir une informatique encore plus personnelle… et donc réinventer la productivité et les processus métier.

Office 2016 se trouve à la croisée des chemins. La nouvelle version de la suite bureautique est disponible en mouture définitive depuis ce 22 septembre, pour Windows et OS X, dans 40 langues dont le français.

Utilisable seule ou au travers d’un abonnement Office 365, Regroupant Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Project, Visio, Publisher, Access et Sway, l’offre est accessible au travers d’un abonnement Office 365. Elle peut aussi être utilisée seule, sur le modèle de la licence définitive, à 149 euros TTC pour le pack Famille et Étudiant. Il faut compter 279 euros pour l’édition Famille et Petite Entreprise.

Concernant les accords de licences par volume, il faudra patienter jusqu’au 1^er octobre pour télécharger Office 2016 depuis le Volume Licensing Service Center.

Des privilèges pour Windows 10

La suite bureautique fonctionne sur les systèmes Windows 7 et 8.x, mais certaines fonctionnalités ne sont disponibles que sur Windows 10, dont les spécificités d’interface sont exploitées pour proposer un environnement orienté sur le travail collaboratif.

Plusieurs améliorations vont dans ce sens. En tête de liste, une fonction de co-authoring utilisable directement dans les applications natives de la suite, sans passer par les Office Web Apps, ni par SharePoint. En cours de développement pour Excel et PowerPoint, le système est opérationnel sur Word. Il permet l’édition d’un document en temps réel par plusieurs personnes.

Office 2016 concrétise aussi l’intégration de Skype for Business, ainsi que des Office 365 Groups, qui permettent de créer des équipes privées ou publiques partageant une boîte de réception, un calendrier et du stockage dans le cloud pour les fichiers.

Tandis que le trombone Clippy tire sa révérence (il est remplacé par la fonction « Dites-nous ce que vous voulez faire », un petit nouveau fait son entrée. Son nom : Sway. Son usage : la création de présentations (les « Sways ») en agrégeant du contenu varié (vidéos, images, texte) depuis de multiples sources, essentiellement par glisser-déposer.

Lancé en octobre 2014 et passé en bêta publique en décembre de la même année, Sway était accessible depuis quelques semaines pour les utilisateurs d’Office 365 Business et Education.

Microsoft en a fait une application pour Windows 10 qui télécharge les présentations créées en ligne via la Web App de Sway. Le service devient alors utilisable sans connexion Internet. La même démarche est appliquée aux terminaux mobiles. Pour le moment, elle ne s’est encore concrétisée que sur les appareils Apple. Android et Windows Phone suivront.

Sway propose un formatage automatique et dynamique basé sur des algorithmes. Un bouton « Remix » permet par ailleurs d’explorer différentes suggestions de mise en page (pour un tour d’horizon, voir notre article « Office Sway : Microsoft peaufine l’expérience de son nouvel outil »).

Office 365 : un peu plus de cloud

Les autres composantes de la suite connaissent des évolutions moins marquées, mais représentatives de la vision de Microsoft. Ainsi Outlook 2016 propose-t-il une gestion plus « intelligente » des e-mails, en fonction du comportement de l’utilisateur.

Du côté d’Excel, on recense de nouveaux types de graphiques et la possibilité de publier des données vers Power BI. Microsoft établit également des jonctions avec Smart Lookup pour proposer, directement dans les documents, des aperçus de contenus issus du Web (actif sur Excel, Word, PowerPoint et Outlook).

Office 365 monte aussi en puissance avec l’arrivée de Planner. Cette solution collaborative de gestion de projet permet l’élaboration de plans, l’assignation de responsabilités et le suivi d’avancement. Cas typiques d’usage : brainstorming, préparation d’un événement marketing, travail de groupe en université.

A chaque projet son tableau de bord, avec des tâches représentées par des cartes auxquelles on associe des conversations, des pièces jointes stockées sur SharePoint Online ou encore des dates d’échéance.

Hello la sécurité

Office 365, c’est aussi des passerelles avec OneDrive for Business. Le service de stockage en ligne bénéficie d’une synchronisation améliorée sur PC et Mac, d’une interface Web retravaillée et d’outils supplémentaires pour les responsables IT.

Ces derniers auront également accès, avec Office 2016, à davantage d’options de sécurité. Illustration avec le DLP (Data Loss Protection), mis en place sur Word, Excel et PowerPoint pour la définition de politiques de partage de documents. Une intégration avec Power BI est prévue.

Microsoft introduit, en parallèle, l’authentification multifacteur pour l’accès au réseau de l’entreprise depuis l’extérieur. Suivra, plus tard cette année, l’EDP (Enterprise Data Protection) pour éviter les partages malencontreux de documents hors du périmètre de l’entreprise.

Côté utilisateur, l’identification pourra se faire par reconnaissance biométrique grâce à Windows Hello. Ce dispositif met en oeuvre, dans Windows 10, les différentes technologies spécifiées dans la norme FIDO (Fast IDentity Online) portée par l’alliance du même nom.

La partie biométrie est prise en charge par l’UAF (Universal Authentication Framework), qui gère les capteurs d’empreintes digitales, ainsi que la reconnaissance faciale sur les appareils équipés d’un module de caméra 3D Intel RealSense.

Windows Hello fonctionne pour la connexion à d’autres services qu’Office 365. Par exemple Salesforce, Box et Citrix.

De Cortana à GigJam

Cortana aussi prend de l’importance dans Office 365 (la prise en charge d’Office 2016 interviendra « dans les prochains mois »). L’assistant vocal peut se connecter à la suite bureautique via le compte Microsoft et faciliter le travail collaboratif en déterminant de quelle manière les utilisateurs sont connectés les uns aux autres.

Cortana – qui aura des logiciels compagnons, voire des touches dédiées sur certains ordinateurs portables – est au coeur de GigJam, que Microsoft présente comme le « bureau du futur ».

Cet environnement de travail actuellement disponible en bêta privée (l’intégration avec Office 365 est prévue pour 2016) introduit de nouveaux concepts d’interface homme-machine. Satya Nadella en avait fait une démonstration exhaustive cet été lors de la WPC (Worldwide Partners Conference).

Nos confrères de Silicon.fr en avaient compilé les principaux temps forts, tout en remarquant les travaux effectués en coulisse : intégration middleware avec des applications et des solutions collaboratives, API Rest pour des services SaaS, mécanismes d’authentification liés à un annuaire, technologies de tableau blanc, machine learning, etc.

De la suite dans les idées

Office 2016, c’est aussi, tout du moins sur le papier, une expérience unifiée des smartphones aux PC en passant par les tablettes. Microsoft met généreusement en avant la fonctionnalité Continuum, qui permet, dans l’absolu, de transformer un Windows Phone en véritable ordinateur de bureau si on lui associe un clavier, une souris… et l’affichage adéquat.

Word, Excel, PowerPoint et OneNote pour Windows 10 ont fait l’objet d’optimisations spécifiques pour le mobile. On mentionnera ce « mode lecture » qui adapte les traitements de texte à la taille de l’écran ; ces graphiques Excel là aussi adaptés aux petits écrans ; ou encore cette vue Présentateur pour contrôler les détails d’une présentation PowerPoint sur tablette sans que l’auditoire s’en aperçoive sur l’écran de présentation.

La version gratuite d’Office Mobile permet la visualisation de documents sur les écrans de 10,1 pouces ou plus. Pour les tailles inférieures, quelques fonctions d’édition de base sont disponibles. Il faudra patienter quelques semaines pour un lancement sur les appareils mobiles Windows Phone.

Crédit photos dans le corps de l’article : Microsoft
Crédit image d’illustration : cybrain – Shutterstock.com