Outils numériques : moderniser n’est pas transformer

En matière de numérique, vous êtes plutôt « modernisation » ou « transformation » ?

Le cabinet de conseil Lecko différencie les deux termes dans un rapport centré sur le développement des usages collaboratifs.

Le premier est défini comme le fait d’assurer l’évolution des outils existants et leur bonne appréhension par les utilisateurs, qui tendent à y reproduire des pratiques historiques.

Le second est présenté comme une démarche axée sur le changement de comportement, sous le prisme des pratiques de travail et managériales, des organisations et des processus.

« L’idée que l’adoption de nouveaux usages commence par la formation à l’outil est à défaire. […] C’est l’intention d’usage qui motive l’effort d’appropriation », résume Lecko.

Et d’encourager, à cet égard, l’identification des « porteurs d’initiatives » (généralement 5 à 15 % de la population de l’entreprise), leur accompagnement et la mise en avant de leurs réussites.

Affordance et shadow IT

Pour illustrer son propos, le cabinet de conseil donne l’exemple des réunions. Et souligne les questions que pose le numérique. Non seulement sur le niveau de distraction des participants « en présentiel » (à mesurer notamment au volume de communications parasites sur les messageries instantanées), mais aussi sur la disparition du langage corporel pour les participants à distance.

Il estime nécessaire de revoir les formats, les sujets de discussion et des règles d’usage. Et affirme que ces changements « ne peuvent qu’émerger au sein d’équipes volontaires et s’essaimer ensuite », par itérations courtes et successives.

Le rapport mentionne en outre le cas éditeurs qui conçoivent leurs services en fonction des usages réels. Et par là même la notion d’affordance, capacité d’une interface à suggérer sa propre utilisation.

« Face à ce progrès, les enjeux d’adoption se portent de plus sur les changements de comportements et moins sur la compréhension du fonctionnement des outils », résume Lecko.

En l’état, les entreprises privilégient la modernisation. Souvent en structurant leur environnement de travail numérique autour d’Office 365 ou de G Suite et en y ajoutant parfois une surcouche applicative destinée à recréer un « point de repère ».

Sur le long terme, la productivité des équipes et des individus devrait néanmoins reprendre le dessus. Le phénomène du shadow IT en est témoin. Il appelle à une réflexion plus large sur les transformations des processus.

Photo d’illustration © shutteratakan – Shutterstock.com