Aujourd’hui, les fournisseurs de logiciels multiplient les contrôles de conformité des licences de leurs clients existants. Un manque de contrôle de ses actifs informatiques peut mener à la fois à un manque de licence ou à un surplus de licences logicielles. En effet, 60 % des entreprises n’ont pas assez de licences alors que 40 % d’entre elles en ont trop. Quelle que soit la façon d’envisager les choses, quand les entreprises veulent être certaines de contrôler leurs dépenses et ne pas avoir de mauvaises surprises et les soucis budgétaires qui en découlent, une gestion efficace des actifs logiciels est à mettre en oeuvre.
11 bonnes raisons pour mettre en place une gestion de ses logiciels
1. Éliminez le Gaspillage et les Redondances
Le réajustement complet des logiciels, étape importante pour tout bon programme de gestion des actifs logiciels, indiquera les logiciels qui ne sont pas utilisés, mais qui sont pourtant toujours sous maintenance. Le logiciel peut ensuite être enlevé et utilisé ailleurs avec la licence qui lui est associée.
2. Responsabilité
Un programme approprié de gestion des actifs logiciels limite la responsabilité légale due à des mauvaises pratiques concernant les licences et empêche toute atteinte potentielle à la réputation qui pourrait survenir suite à un procès.
3. De Meilleurs Prix
La gestion des actifs logiciels améliorera les relations avec les revendeurs de logiciels et offrira un avantage lors de futures négociations. Une meilleure connaissance de ses besoins en logiciels peut permettre d’acheter de gros volumes et de bénéficier de prix avantageux liés aux achats en grosses quantités.
4. Un Meilleur Fonctionnement
Le fonctionnement de l’ensemble de l’organisation est amélioré grâce à la gestion des actifs logiciels. Cela permet de se concentrer sur la gestion de l’entreprise et de libérer l’esprit des soucis tels que les programmes non pris en charge, les virus et les problèmes de sécurité provenant d’un manque de correctifs ou de mises à jour.
5. Un meilleur Positionnement sur le Marché
Des licences mises à jour et une bibliothèque média complète et étendue peut se traduire par des fusions et des acquisitions plus faciles et rapides. La gestion des actifs logiciels permet également une mise sur le marché plus rapide grâce à des fonctionnalités logicielles simplifiées et une connaissance approfondie de la base de données existante.
6.Une Sécurité financière
Un bon programme de gestion des actifs logiciels offre une sécurité financière en se prémunissant contre des coûts de licences inattendus et en fournissant des avantages fiscaux associés à la dépréciation des logiciels.
7. Des Remises sur Volume
La gestion des actifs logiciels offre une meilleure compréhension concernant le nombre et le type de licences nécessaires. Doit-on acheter sur une base par personne et par PC ou considérer l’acquisition de licences en grand nombre ? Un programme de gestion des actifs logiciels dira exactement ce dont les collaborateurs ont besoin et fera économiser de l’argent lors des achats de licences.
8. Des Avantages pour chaque collaborateur
Avoir des logiciels qui fonctionnent correctement et sans problème jouera sur le moral des employés. Un programme de gestion centralisé des actifs logiciels réduira également la formation individuelle pour les directeurs et diminuera les coûts qui y sont associés.
9. Avantages futurs
La gestion des actifs logiciels donne un meilleur aperçu des futurs besoins logiciels. Au lieu d’acheter les tout derniers logiciels et mises à jour disponibles, il sera alors possible de déterminer exactement les logiciels qui sont nécessaires. Grâce à la gestion des actifs logiciels, il est possible de prévoir ses besoins futurs. Cela peut aussi aider à déterminer si et quand du nouveau matériel est nécessaire.
10. Gouvernance d’Entreprise
Il y a deux étapes essentielles pour assurer une bonne gouvernance d’entreprise : identifier les risques, les contrôler et les diminuer. La gestion des actifs logiciels aide à identifier et à contrôler les risques liés aux logiciels.
11.Sécurité et conformité
Etre à jour dans la gestion de ses licences permet d’avoir des logiciels qui s’appuient sur les dernières versions disponibles et donc de gagner en sécurité en diminuant les risques de vulnérabilité.
Enfin, disposer d’un système de gestion de parc informatique simple et fonctionnant bien peut servir de premier système d’alarme en fournissant à l’organisation un contrôle des coûts ainsi que de solides bases pour lui permettre de fonctionner de manière efficace.
Par Jean-Christophe LOPPIN chez IT-Tude groupe Quodagis