Par Xavier Doulaud, Country Manager SER Group France
L’évolution continue des échanges électroniques amène les entreprises et les organisations à développer de nouveaux usages et à faire évoluer leurs différents processus de gestion. Dans ce contexte se pose une question incontournable : comment archiver tous ces nouveaux documents digitaux tout en se conformant à la loi et en offrant une nouvelle valeur ajoutée à ses collaborateurs (meilleur accès à l’information, travail collaboratif, etc.). Pour prendre des orientations pertinentes, les entreprises doivent se poser les bonnes questions.
Cartographier son projet d’archivage de documents
Avant toute chose, afin de sélectionner un système d’archivage, il est nécessaire de faire le point sur son patrimoine documentaire et sur les différents types de documents numériques qui seront à archiver. Il est très important d’être précis sur les types de documents concernés qui nécessiteront chacun d’eux des traitements différents : contrats, emails, factures, documents internes, formulaires RH, courriers numérisés, etc. De nombreux cas existent et nécessitent d’être tous pris en compte. À ce stade, il faudra alors bien voir les obligations réglementaires qui pourraient exister sur la conservation des documents. Différents points peuvent intervenir : temps de conservation, droit de modification et de consultation, etc. Autant de critères qui sont des piliers pour construire son système d’archivage électronique.
Définir l’architecture technologique adaptée
La phase de cartographie étant finalisée, il est alors nécessaire de prendre en considération la notion de plateforme technologique. En effet, archiver électroniquement des documents ne se limite pas à les stocker sur de simples serveurs ou disques durs. L’archivage doit respecter de nombreux prérequis comme précisé précédemment. Il convient donc de s’appuyer sur des plateformes dédiées à cette activité. Très réglementé, l’archivage électronique est un sujet central qui doit se positionner comme stratégique au sein des directions des systèmes d’information des entreprises. Globalement, le système d’archivage électronique se positionnera comme une centrale d’informations pour tous les documents et toutes les données dans l’ensemble de l’entreprise. C’est dans ce répertoire que sont conservées les informations concernant l’archivage à long terme, l’archivage temporaire et le traitement des données. Il sera donc possible de gérer efficacement le cycle de vie et de conservation du document.
Plus qu’un simple projet technologique, l’archivage électronique est un nouveau relai pour les entreprises qui pourront valoriser leurs documents, les rendre plus accessibles et accéder à différents bénéfices opérationnels et financiers. On notera aussi qu’il est important de ne pas perdre de vue que l’archivage électronique doit s’inscrire dans une démarche plus large de gestion de contenu en prenant en compte des notions comme l’intégration avec les autres systèmes et processus ou encore le travail collaboratif par exemple. Enfin, l’archivage électronique est également un moyen adapté de mener à bien sa transformation digitale en y intégrant une gouvernance documentaire innovante et fiable.