COMMENT CHOISIR LE BON LOGICIEL DE COMPTABILITÉ POUR MON ENTREPRISE

La
comptabilité
est l'un des domaines qui évolue le plus rapidement. En effet, de nouvelles normes et obligations légales sont très régulièrement à prendre en compte et compliquent le travail des comptables. Que vos besoins soient en comptabilité générale, auxiliaire ou analytique, un logiciel pourra toujours vous accompagner dans les tâches comptables.

Le logiciel de comptabilité, c'est quoi ?

Le
logiciel comptable
s'apparente au système d'information du service comptabilité. Comme tous les progiciels, cet outil peut soit être développé en interne, ce qui est souvent le cas lorsque les besoins sont spécifiques, ou être acheté/loué auprès d'un éditeur. Ce type de logiciel permet d'assister les comptables dans quasiment toutes leurs tâches afin d'établir les états financiers de l'entreprise et de calculer les bénéfices effectués par cette dernière. Le logiciel comptable enregistre et traite toutes les transactions économiques de l'entreprise. Il enregistre les transactions des modules de la comptabilité fournisseurs, de la comptabilité clients, de la facturation ou encore du Grand Livre, tout en respectant toutes les conventions comptables en vigueur.

Comptabilité internalisée ou externalisée ?

Avant de pouvoir choisir votre logiciel comptable, il faut tout d'abord vous poser une question qui orientera toute votre réflexion : souhaitez-vous internaliser ou externaliser votre comptabilité ?

La comptabilité externalisée est souvent choisie lorsqu'il y a un manque de ressources internes afin de gérer ce service de l'entreprise. Elle a pour avantage de ne pas nécessiter le suivi constant des changements législatifs car c'est un prestataire externe qui  s'en chargera pour vous. Un autre avantage indéniable est la simplification de la tâche au sein de l'entreprise : tout ce que vous aurez à faire est de remettre l'ensemble des informations brutes dont vous disposez au prestataire, et il s'occupera de la partie technique. De plus, au regard de l'existence du Code de Déontologie des Experts Comptables qui est la ligne de conduite à tenir par les professionnels, vous êtes sûrs de la qualité des services proposés. Cependant, le coût de ce type de service est assez élevé au regard des honoraires facturés par le professionnel et vous n'aurez plus le contrôle de vos informations.

La comptabilité internalisée est quant à elle choisie lorsque l'entreprise préfère avoir un système réactif, en ayant la main mise sur tous les éléments. Il faut avoir les ressources prédisposées à s'en occuper, afin d'avoir une comptabilité régulière, fiable et sincère. Son avantage principal est son faible coût : hormis la licence du logiciel choisi et l'employé, aucune autre dépense n'est à prévoir. Cependant, deux risques sont à prendre en considération : les risques d'erreurs au regard des nouvelles législations si la personne en charge ne se tient pas à jour, et l'aspect chronophage de ce type de mission.

Zoom sur quelques caractéristiques à prendre en compte

Si vous décidez d'internaliser la comptabilité, certaines spécificités sont à étudier lors du choix du logiciel. Afin d'optimiser vos processus, il est préférable que le logiciel possède différents critères qui permettront de faciliter les tâches au sein de votre entreprise :

Une interface avec l'
ERP (Enterprise Resource Planning)
afin d'éviter de devoir faire une double saisie des factures : à la fois dans le logiciel comptable et dans l'ERP. De plus, cela permet d'éviter les erreurs liées à la ressaisie !

Une interface avec les différents outils métiers tels que le logiciel de gestion commerciale ou celui de production par exemple, car ces activités conditionnent la facturation et, s'il y a une interface, cela permet de facturer plus rapidement. 

Une mise à jour automatique du logiciel afin de s'adapter aux nouvelles normes et lois, sans avoir à contacter l'éditeur à chaque fois.

Si vous travaillez avec des entreprises internationales, des caractéristiques disponibles dans certains logiciels comptables peuvent être de vrais atouts :

Multi législations : cette fonctionnalité vous permettra de prendre en compte les différentes lois et les différents règlements en vigueur dans un pays, afin de traiter au mieux avec chacun de vos clients à l'étranger et de respecter leur législation.

Multi fiscalités : cette option permet à votre logiciel de s'adapter à la fiscalité de chaque pays, c'est-à-dire aux règles pour la perception des impôts et autres prélèvements propres à chaque pays.

Multi lingues : cette caractéristique permet d'éditer vos factures en toutes langues afin que vos clients puissent en avoir une complète compréhension.

Multi devises : comme les autres fonctions, la multi devise a l'avantage de s'adapter à toutes les monnaies, sans que vous ayez à faire de conversion.

Multi sites : dans le cas d'une entreprise ayant des succursales, la fonctionnalité multi sites permet de gérer la comptabilité de toutes les annexes de votre entreprise en un seul point.

Enfin, dernière caractéristique à prendre en compte pour le choix de la solution : comme un grand nombre de solutions logicielles sur le marché actuellement, les logiciels comptables sont aussi bien disponibles en licence aussi appelé
on-premise
, c'est-à-dire installés sur les serveurs dans votre entreprise, qu'en
SaaS
ce qui signifie disponible depuis une page internet sécurisée.

Les astuces pour ne pas se tromper

Lors du choix du prestataire qui vous accompagne, il y a trois critères qu'il faut absolument prendre en compte. Dans un premier temps, il faut que le logiciel réponde parfaitement aux besoins de votre entreprise afin de s'intégrer au plus vite au sein de votre organisation. Un autre point crucial est l'option pour l'export du fichier des écritures comptables (FEC) : en effet, cela est devenu nécessaire car c'est une norme en cas de vérification comptable par l'administration fiscale. Dans un dernier temps, il faut s'assurer que le logiciel comptable respecte les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données au regard de la réglementation imposée par l'administration fiscale à partir du 1er janvier 2018.

Comment choisir son prestataire ?

Afin de choisir correctement votre solution comptable, vous devez premièrement savoir si vous souhaitez internaliser ou externaliser votre comptabilité. Dans le cas d'une internalisation, une réflexion plus profonde est alors nécessaire : quelles sont les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin ?Il sera alors nécessaire alors de reprendre toutes les caractéristiques énumérées plus haut et de savoir lesquelles correspondent à votre projet.

Manon RIBES- Responsable Marketing CELGE