L'entrée en vigueur de la loi El Khomri depuis le 1er janvier 2017 aura incontestablement marqué une nouvelle étape en matière de gestion des bulletins de paie.
Quels que soient le montant et la nature de la rémunération, l'employeur se doit de remettre un bulletin de paie à chaque salarié. Depuis le 1er janvier 2017, l'employeur peut décider de recourir au bulletin de paie dématérialisé. Toutefois, si le salarié s'y oppose, l'employeur devra lui fournir un bulletin de paie imprimé. Ces modalités sont fixées par un décret qui a été publié le 18 décembre 2016.
Ce dispositif numérique est économiquement intéressant car il permet aux entreprises de réduire considérablement leurs frais d'impression, d'affranchissement et d'archivage. En outre, il permettra aux salariés d'accéder à leurs bulletins de paie dans un espace nominatif et sécurisé, pendant une durée de 50 ans ou jusqu'à leurs 75 ans. Leurs démarches administratives s'en trouvent facilitées. Ils peuvent également connaître et mobiliser directement leurs droits en formation, chômage et points retraite, via leur compte personnel d'activité.
L'employeur doit désormais dématérialiser l'intégralité du processus de gestion tout en respectant certaines conditions : l'origine, l'intégrité et la valeur probante du bulletin doivent être garantis. Ainsi, l'entreprise se doit avant archivage de signer électroniquement, horodater et sceller le document.
Une fraude aux bulletins de paie en forte croissance
Dans le cadre de demandes de prêt ou de contrats de location, il est demandé des justificatifs d'identité, de domiciliation et de ressources. Dans ce processus, le bulletin de paie est un élément justificatif essentiel. Face au durcissement des conditions pour obtenir un prêt ou un logement, les fraudeurs ont de plus en plus recours à la falsification du bulletin de paie. La dématérialisation et l'émergence des outils informatiques ne fait qu'accroître ce problème. La réalisation de faux bulletins de paie est désormais largement répandue, le comble est que des sites en font un métier.
Comment s'en prémunir durablement ?
Les DRH des entreprises doivent absolument positionner le sujet de la sécurisation des bulletins de paie comme un axe stratégique.
Dans ce contexte, de nouveaux dispositifs voient le jour et viennent bouleverser le marché. Prenons l'exemple du Cachet Electronique Visible (CEV), cette technologie semble se positionner comme un moyen efficace pour lutter contre la fraude au bulletin de paie et garantir que le document n'a pas été modifié. Le CEV est normé et inviolable. Directement apposé sur le bulletin de paie dès sa production ou son édition, il garantit l'origine et l'intégrité des données clés d'un document, que le support soit électronique ou qu'il soit papier. Les données peuvent être très facilement vérifiées par un tiers en utilisant une application sur tablette ou smartphone, permettant la lecture du CEV. Il s'agit ici d'une bonne illustration d'un moyen existant pour lutter contre la fraude documentaire.
Une généralisation progressive dans tous les secteurs d'activité
Actuellement en cours de déploiement par de grandes administrations et entreprises pour garantir l'authenticité des bulletins de paie, le CEV semble se positionner comme le rempart pour lutter contre la fraude au bulletin de paie. À n'en pas douter, ce type d'approche hybride (mix du papier et du digital) devrait s'imposer dans de nouveaux autres cas d'usage comme le RIB ou l'attestation d'assurance.
Par Béatrice Piquer, Directrice Commerciale et Marketing de Dhimyotis
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Source: Dhimyotis via GlobeNewswire