La transformation du Digital Workplace est une réalité concrète qui impacte profondément la manière dont les entreprises sont amenées à travailler. Dans ce contexte, le sujet lié à la gouvernance de son parc d’impression devient une préoccupation majeure pour les Directions des Systèmes d’Information et les services en charge de la gestion des moyens généraux.
Cette évolution s’explique notamment par une recherche d’optimisation des coûts, une volonté de rationalisation du poste d’impression, une adaptation aux nouvelles pratiques liées à la dématérialisation croissante, mais également par d’autres préoccupations plus sociétales à l’image de l’impact environnemental des impressions (ressources nécessaires pour produire du papier, recyclage des cartouches, pollution, etc.). Tous ces éléments sont autant de données qui nécessitent de repenser largement sa politique de gestion historique.
Comment mettre en place une stratégie dédiée ?
La première chose indispensable est de bien cartographier son organisation et d’en connaitre son fonctionnement. En effet, bien que nous soyons entrés dans l’ère de la dématérialisation, nombre d’entreprises ont encore une vision archaïque et peu efficiente de leur politique d’impression (trop d’imprimantes, mauvaise gestion des droits, absence de maitrise des réels couts de fonctionnement, etc.). L’idée est clairement de connaitre les usages pour pouvoir ensuite prendre de bonnes directions et associer les équipes à son projet.
Une fois le constat posé, il faut ensuite projeter les besoins de l’entreprise à long terme pour définir une trajectoire et bâtir une gouvernance d’impression qui sera en rapport avec ses objectifs. Il faudra ici intégrer l’ensemble des usages, les nouvelles manières de travailler (notamment suite à la crise de la Covid-19), les évolutions organisationnelles à venir, etc. Ce faisant, la nouvelle politique définie sera parfaitement en ligne avec les besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Il sera ensuite possible de concevoir l’architecture à mettre en place, de réaliser des choix technologiques pertinents, d’assurer le déploiement en ne perturbant pas les utilisateurs et de veiller au maintien en conditions opérationnelles. Mais la technologie n’est pas tout. Il convient aussi de prendre en considération la dimension humaine. Sur ce point, il sera nécessaire de former les équipes opérationnelles ou encore de leur dispenser de bonnes pratiques en matière d’impression (impression recto verso, utilisation du mode brouillon, recours à l’impression noir et blanc plutôt que couleur, etc.).
En faisant évoluer leur politique de gestion soit de l’impression ou plutôt de gestion documentaire, les entreprises de toutes tailles pourront donc à la fois gagner en productivité et en confort de travail tout en diminuant leurs coûts de gestion et en réduisant leur empreinte écologique. Il sera alors réellement possible d’avoir une gouvernance de parc vertueuse. Enfin, il faut garder en mémoire qu’un tel projet ne peut que s’inscrire dans le temps et nécessite donc un pilotage et une implication du management et des équipes pour être couronné de succès.
Par Claude Lechelle – Président AudiPrint
