La numérisation des processus de gestion n’est plus un simple concept, mais une réalité concrète qui occupe une place centrale dans les plans de modernisation des organisations de toutes tailles. Dans ce contexte, le sujet de la dématérialisation des factures connaît une forte croissance et se démocratise à grande échelle au sein des directions financières. Cette tendance s’est notamment fortement accélérée au regard des aspects réglementaires qui imposent le recours à la facturation électronique dans certains cas d’usage (par exemple dans le secteur public avec Chorus Pro). Cette trajectoire devrait perdurer à long terme au regard notamment des nouvelles orientations réglementaires qui devraient amener toutes les entreprises à passer à la facturation électronique entre 2023 et 2025.
Un processus de gestion générateur de valeur ajoutée
Concrètement, opter pour la dématérialisation de factures consiste à transformer un document officiel en fichier numérique et à en assurer une gestion intégrale. A priori simple, une telle démarche nécessite de s’appuyer sur une approche industrielle pour se conformer à la réglementation en vigueur et accéder à des gains opérationnels. En effet, outre la dimension contraignante de la loi, la dématérialisation de factures est avant tout un projet structurant qui doit permettre aux Directions financières et équipes comptables d’être plus performantes et agiles dans la gestion de cette tâche stratégique; et de devenir ainsi plus efficientes.
Dans ce contexte, il convient de prendre le projet dans sa globalité et de pouvoir gérer l’ensemble du cycle de vie de la facturation : définition d’une charte de fonctionnement, production des factures, politique d’archivage et de conservation, onboarding et formation des équipes… Il s’agit d’une évolution de la gouvernance traditionnelle et d’un sujet qui intègre des volets complémentaires : techniques, métier, organisationnel, etc.
Quels bénéfices peut-on attendre ?
Opter pour la dématérialisation de factures est donc une réelle opportunité de transformer son organisation financière et de doter ses équipes d’outils modernes et performants pour gérer un processus historiquement chronophage et complexe. En industrialisant cette étape au travers du digital, les départements financiers gagneront en performance et en sécurité dans leurs opérations. Mais ce n’est pas tout, opter pour la dématérialisation de factures permet également de réduire son empreinte écologique (consommables, impression, etc.), et de contenir les coûts liés à ce poste. Différentes études évoquent des économies possibles de plusieurs dizaines de milliers d’euros. Il s’agit donc d’un levier majeur. Nous pourrions aussi évoquer les notions de traçabilité, de gestion plus rapide des factures, etc. Tous ces éléments contribuent activement à accroître la qualité de la relation avec les clients.
La dématérialisation de factures est donc un sujet clé pour toutes les entreprises. Au regard de l’évolution des usages et des dispositions réglementaires existantes et à venir, il est donc important de positionner ce sujet comme une priorité et une opportunité.
Par Laurence Auchere chez SCC France
