Les projets de transformation numérique se positionnent incontestablement comme stratégiques au sein de nombreuses entreprises. Pour autant, pour remplir ses promesses et permettre aux professionnels d’accéder à de réels bénéfices opérationnels, un projet de gestion de la digital workplace doit être mis en place et ne peut se limiter à l’utilisation pure et simple d’une solution logicielle. En effet, une bonne gestion de projet est un sujet complexe qui doit s’intégrer dans une démarche globale et de long terme. C’est précisément dans ce contexte que la dimension de conseil et de services associés est fondamentale.
Un projet qui nécessite du cadrage
Une première phase d’étude doit nécessairement être réalisée avant de lancer le projet et même de choisir la solution à mettre œuvre. En effet, il faut d’abord bien définir ses objectifs, cartographier précisément son organisation, définir sa politique IT et analyser le sujet primordial de la collecte et de la mise à jour des données. Il s’agit aussi d’étudier comment s’interfacer avec les différents systèmes d’information existants qu’ils soient propres au client (SIRH, ERP, ITSM…) ou à son environnement fournisseurs (portails de commande, de gestion…). Une bonne collecte des données et sa bonne intégration sont la clé de voute de référentiels exploitables et robustes. C’est le prérequis indispensable pour intégrer et analyser l’ensemble des données en prenant en compte les différents référentiels tels que l’organisation, la facturation, les profils des utilisateurs, les catalogues d’équipements, … Finalement, l’entreprise pourra prendre les bonnes orientations et lancer son projet dans les meilleures conditions.
Optimiser sa solution pendant la phase d’exploitation
Une fois la solution technique déployée, la vigilance doit être constante au sujet de l’intégralité et l’intégrité des données collectées mais aussi de leur restitution. Il s’agit également de s’assurer de la bonne mise à jour de l’ensemble des référentiels utilisés. En effet, ces derniers évoluent en permanence : modification des contrats des fournisseurs, nouvelle organisation dans l’entreprise, accueil et départ de collaborateurs, évolution des équipements, etc. L’entreprise doit également pouvoir compter sur un véritable devoir de conseil permanent et d’alerte : abus d’usage, sous-utilisation de ressources, préconisations des améliorations possibles, etc. Tout cela permet d’optimiser au maximum les conditions opérationnels d’une solution de gestion de la digital workplace.
Proposer des services spécifiques aux entreprises
Pour offrir une solution efficace, il faut bien entendu prendre en compte les éléments et les objectifs propres à chaque entreprise : besoin de rapports spécifiques, création d’un flux ERP, intégration de parcs IoT et bien d’autres … Ce niveau d’expertise nécessite une vraie connaissance métier pour proposer des offres sur mesure.
La dimension de service est donc présente à toutes les étapes d’un projet de gestion de la digital workplace. Elle est indispensable à sa réussite qui doit apporter des améliorations tangibles sur trois axes : gestion opérationnelle, coût d’acquisition et d’utilisation mais aussi impact RSE par la mesure de l’empreinte carbone des équipements et de leurs usages.
Frédéric Le Blan VP Customer Service Saaswedo
