Par Bertrand Pourcelot, DG de Centile Telecom Applications, filiale du Groupe Enreach
Tout d’abord, les entreprises doivent être saluées pour la rapidité avec laquelle leurs collaborateurs ont su s’approprier le travail à distance en un temps record. Dans ce contexte, les solutions de communication unifiée et de collaboration fournies dans le Cloud ont grandement facilité le télétravail et aidé les organisations à s’adapter rapidement à la crise que nous traversons. Au regard de ces éléments, les entreprises de toutes tailles ont pris conscience que la collaboration à distance était possible pour un grand nombre de personnes.
Pour autant, les professionnels doivent déterminer si leur organisation actuelle sera adaptée aux défis et nouveaux usages à venir (notamment au niveau de l’intégration avec des applications métiers ou en termes de sécurité et de confidentialité des échanges). Ces éléments sont stratégiques au regard de l’importance du nombre de collaborateurs qui travaillent et travailleront désormais à distance, que ce soit à leur domicile ou en situation de mobilité.
Quelques points à considérer pour sélectionner une solution de collaboration et de communication unifiée de qualité :
Stockage des données et confidentialité
Il est important de pouvoir savoir par où transitent et où sont éventuellement stockées les données relatives à vos communications. En effet, le traitement des données personnelles des citoyens européens doit toujours être conforme au RGPD. Lorsque le traitement des données est réalisé en dehors de l’Espace économique européen, la conformité au RGPD ne peut pas toujours être garantie. De plus, le RGPD a des règles très spécifiques qui interdisent le traitement des données en dehors de l’UE, sauf si certaines conditions sont remplies. C’est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour des solutions de communication unifiée et de collaboration qui ne stockent que des données en France ou au sein de l’EU. Cela étant dit, même avec les fournisseurs européens, il est nécessaire d’évaluer leurs politiques de conformité au RGPD et les moyens qu’ils utilisent pour garantir cette confidentialité : cryptage des données, etc.
Offrir une bonne expérience utilisateur
Une solution de communication unifiée et de collaboration efficace ne doit pas « imposer » une nouvelle façon de travailler aux collaborateurs, en particulier en ce moment où échanger dans un environnement virtuel est si important pour la productivité et le moral. D’autres facteurs sont également à considérer parmi lesquels nous pouvons citer par exemple : la facilité et le confort d’utilisation à la fois depuis son ordinateur mais aussi sur son smartphone pour lequel on parle de plus en plus de solutions dites « Mobile-First », ou le choix entre les différents modèles de déploiement plus ou moins contraignants en termes d’accès à distance et de connectivité (cloud public ou privé, voire sur site pour les plus conservateurs).
Une parfaite intégration
Il faut aussi permettre aux utilisateurs de se connecter facilement à leurs applications professionnelles et métier (CRM, etc.) et d’y intégrer leur solution de communication. Cela évite le risque d’avoir des applications cloisonnées qui auront un impact négatif sur la productivité de l’entreprise. Enfin, il faut privilégier des outils de communication unifiée qui s’intègrent parfaitement aux agendas et aux répertoires de contacts avec une « présence enrichie », permettant ainsi de savoir si les collaborateurs sont disponibles pour lancer par exemple un appel audio ou une visioconférence sans se limiter à l’asynchronisme des emails et du chat.
Ces quelques éléments, pour la plupart de bon sens, sont des pistes fondamentales pour permettre aux PME de faire les bons choix et d’initier un projet de communication unifiée professionnel et pragmatique.