À l’heure actuelle, le digital est un incontournable dans la mise en place d’une stratégie d’entreprise, tous domaines confondus. Elle concerne essentiellement les données de l’entreprise, qui représentent un actif précieux à notre époque : l’information. En effet, on dit aujourd’hui que posséder des connaissances dans un domaine, quel qu’il soit, et se servir de cette expertise est une vrai clé de la réussite d’une entreprise.
La rapidité de transmission de l’information : vecteur de réussite
Dans notre société actuelle, la vitesse de transmission de l’information est essentielle pour prendre des décisions plus rapides au sein d’une organisation, et battre la concurrence. L’exploitation de données permet ainsi de donner davantage de satisfaction aux différents collaborateurs ( Salariés, fournisseurs, entreprises partenaires etc. ).
La digitalisation au sein d’une société se traduit par la mise en place de solutions et d’outils digitaux pour redéfinir, créer et automatiser le processus de travail en transformant les données via ce processus.
Toutefois, pour parvenir à totalement digitaliser une quantité souvent astronomique de données, il faut effectuer certaines actions en amont. Celles-ci sont, en effet, indispensables en terme de transformation digitale et plus globalement, pour mettre en place le projet complet de digitalisation des différents documents. Les étapes clé sont les suivantes :
-Apporter une réponse à chaque poste
-Appliquer le processus de digitalisation sur toute la chaîne de gestion des documents
-Impliquer le personnel bénéficiaire de cette innovation
-Sécuriser les processus
-Lever les difficultés d’ordre technique
-Procéder au changement petit à petit
L’importance des soutiens extérieurs dans le processus de digitalisation
Vous le constaterez vous-même : il est important de bénéficier de soutiens de la part de partenaires extérieurs pour mettre en place un projet de digitalisation, changer les choses, et impliquer chacun des collaborateurs, car la digitalisation change la façon de travailler. Il faudra aussi vous équiper d’outils pour mieux communiquer entre les différentes professions au sein de l’organisation.
Pas de digitalisation sans dématérialisation au préalable
Venons-en à la dématérialisation, qui est surtout liée au document papier. Ce processus a pour objectif d’assurer la numérisation de tous les documents papier, d’en « récolter » les données pour ensuite les exploiter auprès de chaque métier (clients, fournisseurs, etc.). La dématérialisation est appliquée à chaque fois dont un document arrive dans l’entreprise.
Cela permet à ces dernières d’améliorer la traçabilité des documents et de limiter l’archivage papier qui est assez onéreux. La dématérialisation permet aussi d’utiliser toute l’information disponible et pas uniquement les flux numériques à l’origine.
Le processus de dématérialisation trouve donc facilement sa place dans le projet de digitalisation d’une entreprise. Elle est indispensable pour récupérer certaines des données et les appliquer aux différents aspects métiers.
La digitalisation et la dématérialisation sont donc dans le même bateau. Ce projet global de changement est une vraie chance pour les entreprises d’obtenir plus de bénéfices, en abaissant les coûts et en augmentant la productivité.
Par Marie WEISS pour Celge
