L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à franchir le pas pour mettre en oeuvre une solution d’élaboration budgétaire réside dans la difficulté d’imaginer les bénéfices associés. En dehors d’une collecte plus rapide et plus sécurisée des données il existe de nombreuses raisons objectives directement liées à l’amélioration de l’agilité de l’entreprise et à une collaboration plus efficace des différents départements et business units en son sein.
3 raisons souvent avancées pour outiller ses processus prévisionnels
Les principaux bénéfices perçus par les directions financières sont centrés sur la résolution des problématiques directement liées aux besoins du contrôle de gestion : un besoin de traitement plus rapide et moins consommateur de tâches à faible valeur ajoutée.
1/Une amélioration de la qualité des données
Véritable fléau pour les managers, le manque de fiabilité des données est une source constante de préoccupation pour la direction financière et le contrôle de gestion. Dans la mesure où la probabilité d’avoir une erreur dans les dizaines (voire centaines) de fichiers Excel utilisés est très importante, la mise en place d’une solution d’élaboration budgétaire apparaît comme une nécessité. Au travers de contrôles de cohérence, de formules et hypothèses partagées et validées, il devient plus simple de fiabiliser les données remontées.
2/ Une sécurisation du processus
Grâce aux possibilités d’affecter des tâches à réaliser et d’organiser celles-ci dans un workflow, une solution d’élaboration budgétaire permet une diminution du temps consacré à l’exercice de prévisions et une meilleure maîtrise des calendriers. La coordination est plus efficace et mieux contrôlée.
3/ Une réduction du coût de la fonction finance
La réduction du temps passé à la collecte et à la vérification des données permet de dégager des marges supplémentaires au niveau de la fonction finance.
Ces gains sont réels et pourraient justifier à eux seuls la décision de s’équiper d’une solution d’élaboration budgétaire et d’analyse couvrant le plan, le budget et les prévisions (forecast). Néanmoins, le coût des solutions classiques et le nécessaire recours à des experts pour mettre en oeuvre ces outils complexes refroidissent souvent les directions financières.
Les vrais gains apportés par une solution d’élaboration budgétaire moderne
Au-delà des améliorations apportées à la fonction finance pour travailler de façon plus efficace, une solution d’élaboration ouvre des perspectives beaucoup plus intéressantes pour l’ensemble de l’entreprise.
1/ Une meilleure intégration des managers opérationnels dans les processus de prévision
Une solution d’élaboration budgétaire facile à utiliser et modulaire apporte la possibilité de mieux décomposer les attentes de ses managers et de donner les prévisions nécessaires à chacun de ses métiers.
En effet, les différentes fonctions métiers mais aussi les filiales peuvent avoir leurs propres espaces d’analyse et de simulation. L’entreprise peut ainsi modéliser l’ensemble de ces indicateurs dans un seul et unique modèle financier et ainsi devenir une organisation réellement intégrée.
Par ailleurs, les possibilités de créer facilement des tableaux de bord est également un facteur intéressant pour renforcer l’intérêt des managers opérationnels : ils visualisent facilement les informations qu’ils saisissent et peuvent ajuster leurs prévisions rapidement.
2/ Une cohérence renforcée entre les différents cycles prévisionnels (plan, budget, forecasts)
Dès lors que les phases prévisionnelles sont bien alignées, il y a de très fortes chances que les objectifs stratégiques de l’entreprise soient bien intégrés par tous et bien déclinés opérationnellement chaque année ou en continu.
3/ Réduction du nombre de reporting et de prévisions dans l’entreprise
La mise en place d’une solution d’élaboration et de reporting permet de réduire considérablement le nombre de reporting.
Grâce à la solution d’élaboration budgétaire, les indicateurs opérationnels deviennent la base du système de prévisions de la direction du contrôle de gestion. Les fonctions métiers de l’entreprise (Sales, Marketing, RH, etc.) y intègrent ainsi les données qu’elles utilisent au quotidien. La valorisation de ces drivers au sein de modèles financiers va permettre une prise de décision rapide car compréhensible instantanément par les utilisateurs.
Conclusion
Les possibilités offertes par les éditeurs de solution d’élaboration budgétaire ouvrent des perspectives très intéressantes pour transformer la fonction finance en véritable « Business Partner » et améliorer considérablement la flexibilité de l’entreprise toute entière.
Par Valéry Feugeas, Responsable Gamme « Adaptive Insights » chez Viareport
https://www.viareport.com