SWORD GROUP SE
Société Européenne
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AVIS DE CONVOCATION DES ACTIONNAIRES À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE ANNUELLE DE LA SOCIÉTÉ
Mesdames et Messieurs les actionnaires sont informés qu’ils sont convoqués en Assemblée Générale Ordinaire le 28 avril 2022 à 11 heures, au siège social, à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant :
De la compétence de l’Assemblée Générale statuant aux conditions de quorum et de majorité d’une Assemblée Générale Ordinaire
– Lecture du rapport de gestion du Conseil d’Administration, incluant le rapport sur la gestion du groupe et le compte-rendu sur la conclusion des conventions visées par l’article L.441-7 de la loi modifiée du 10 août 1915 relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2021 ;
– Lecture du rapport du Réviseur d’Entreprises Agréé sur les comptes annuels 2021, les états financiers consolidés du groupe et sur l’exécution de sa mission ;
– Approbation des comptes statutaires au 31 décembre 2021 ;
– Approbation des comptes consolidés au 31 décembre 2021 ;
– Affectation du résultat de l’exercice statutaire au 31 décembre 2021 ;
– Décharge aux administrateurs pour leur gestion au titre de l’exercice 2021 ;
– Lecture et vote consultatif sur le rapport annuel de rémunération 2021 de la Société ;
– Approbation de la politique de rémunération ;
– Rémunération des administrateurs ;
– Quitus au Réviseur d’Entreprises Agréé pour sa mission au titre de l’exercice 2021 ;
– Renouvellement du mandat du Réviseur d’Entreprises Agréé ou nomination d’un nouveau Réviseur d’Entreprises Agréé ;
– Pouvoirs pour formalités.
Tout actionnaire, quel que soit le nombre d’actions qu’il possède, a le droit de participer aux Assemblées Générales, de s’y faire représenter par procuration ou d’y voter par correspondance.
Considérant la loi modifiée du 23 septembre 2020 portant des mesures concernant la tenue de réunions dans les sociétés, pris en raison de la pandémie mondiale du « Coronavirus » et actuellement toujours en vigueur, les actionnaires sont informés que la présente Assemblée sera tenue cette année encore sans réunion physique. Par conséquent, la participation en personne ne sera pas possible et tous les actionnaires sont invités à participer à la présente Assemblée et d’exercer leurs droits exclusivement en votant par correspondance ou en donnant procuration ou par mandataire désigné.
Pour s’informer :
Les documents et informations qui doivent être communiqués à l’Assemblée Générale, ainsi que le formulaire unique de vote par correspondance et de procuration (le « Formulaire Unique »), sont disponibles sur le site internet de la Société (https://www.sword-group.com/investisseurs) et au siège social pendant une période ininterrompue commençant le jour de la publication de la présente convocation et s’achevant le lendemain du jour de l’Assemblée Générale. Chaque actionnaire, sur production de son titre, peut obtenir gratuitement copie des documents dans les conditions légales applicables.
Ajout de points à l’ordre du jour et le droit de déposer des projets de résolutions :
Un ou plusieurs actionnaires disposant ensemble d’au moins 5% du capital social de la Société ont le droit de faire inscrire de nouveaux points à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale et/ou de proposer des projets de résolutions concernant des points inscrits ou à inscrire à l’ordre du jour.
Une telle demande doit être formulée par écrit et adressée à la Société soit par courrier postal (au siège social à l’attention de Stéphanie Desmaris), soit par courrier électronique (à relationsfinancieres@sword-group.lu) pour réception le 5 avril 2022 au plus tard.
La demande doit inclure soit (i) le texte du/des nouveau(x) point(s) d’ordre du jour proposé(s) ainsi que le texte de la/les résolutions(s) correspondant, ainsi qu’une explication, soit (ii) un projet alternatif de résolution concernant un point existant de l’ordre du jour, avec une indication claire du point de l’ordre du jour dont il s’agit, et une explication.
En outre, la demande doit contenir les coordonnées (nom, prénom, téléphone, adresse postale ou courrier électronique) d’une personne de contact afin de permettre à la Société d’accuser réception de la demande dans les quarante-huit (48) heures, ainsi qu’une preuve attestant de la qualité d’actionnaire et de la représentation de 5% au moins des actions de la Société sous la forme d’une confirmation émise par un intermédiaire financier, étant entendu que le demandeur devra avoir cette qualité à la « Date d’Enregistrement » (voir définition ci-après).
Droit de poser des questions écrites (par voie électronique) :
Les actionnaires ont le droit de poser des questions concernant les points inscrits à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. La Société s’engage à répondre à ces questions dans la limite des mesures qu’elle peut prendre afin de s’assurer de l’identification des actionnaires, du bon déroulement de l’Assemblée Générale et de sa préparation, ainsi que de la protection de la confidentialité et de ses intérêts commerciaux.
Assemblée Générale – Participer en votant par correspondance, par procuration ou par mandataire :
Seuls les actionnaires dont la qualité d’actionnaire apparaît directement ou indirectement dans le registre des actionnaires de la Société à la « Date d’Enregistrement » disposeront du droit de participer en votant par procuration ou par correspondance à l’Assemblée Générale. La « Date d’Enregistrement » est fixée au 14 avril 2022.
L’Assemblée Générale Ordinaire délibérera valablement sur les points de l’ordre du jour si au moins 25% du capital social émis est présent ou représenté. Les résolutions relatives aux points inscrits à l’ordre du jour seront adoptées à la majorité simple des voix valablement exprimées des actionnaires représentés.
L’Assemblée Générale Extraordinaire délibérera valablement sur les points à l’ordre du jour si au moins 50% du capital social émis est représenté. Les résolutions relatives aux points inscrits à l’ordre du jour seront valablement adoptées que si elles sont approuvées par au moins deux tiers des votes émis.
Conditions pour voter par correspondance, par procuration ou par mandataire :
Les actionnaires enregistrés à la « Date d’Enregistrement » peuvent donner des instructions de vote au Président Directeur Général ou à une tierce personne désignée par leur choix afin de voter à l’Assemblée Générale. Afin de donner des instructions de vote au Président Directeur Général, les actionnaires doivent envoyer à la Société (à l’attention de Stéphanie Desmaris) le Formulaire Unique dûment complété, daté et signé, avec le cas échéant, le certificat d’enregistrement, qui doit les recevoir au plus tard, par courriel (à relationsfinancieres@sword-group.lu), le 22 avril 2022.
Le Président Directeur Général votera en suivant les instructions données par l’actionnaire dans le formulaire unique précité. Si aucune instruction de vote n’est donnée dans le formulaire unique précité, le Président Directeur Général votera en faveur des résolutions figurant à l’ordre du jour proposées par le Conseil d’Administration.
Le formulaire unique précité est disponible sur le site internet de la Société.
Les actionnaires qui souhaitent révoquer un formulaire unique déjà envoyé à la Société peuvent le faire à tout moment, en délivrant un autre formulaire complété, daté et signé et portant une date ultérieure, au plus tard le 21 avril 2022.
Ce présent avis vaut avis de convocation sous réserve qu’aucune modification ne soit apportée à l’ordre du jour à la suite de demande d’inscription de projets de résolutions présentés par les actionnaires.
Luxembourg, le 28 mars 2022
Pour le Conseil d’Administration
Le Président
Pièce jointe
