Quand les formulaires deviennent intelligents

IBM a conclu un partenariat avec Adobe portant sur l’intégration des logiciels de gestion des formulaires de ce dernier dans son propre système de gestion de contenu. L’accord concerne précisément trois produits d’Adobe : Adobe Form Server, Adobe Form Designer et Adobe Reader. Ceux-ci permettent de créer les documents usuels intervenant dans les processus de gestion tels que l’émission d’une facture ou d’un bon de commande, et surtout d’intégrer automatiquement les informations qu’ils contiennent ? c’est-à-dire sans passer par une ressaisie manuelle des données – dans les systèmes transactionnels de l’entreprise ainsi que ceux de ses partenaires, fournisseurs ou clients. L’intérêt de cette automatisation est d’éviter les risques d’erreurs inhérents à la saisie manuelle, d’accélérer l’exécution des processus et, au final, de réaliser des économies. Le partenariat entre Adobe et IBM est de grande ampleur puisqu’une fois terminée l’intégration des logiciels d’Adobe dans le système de gestion de contenu d’IBM, ce dernier a le projet de les intégrer dans son serveur d’applications WebSphere puis dans le logiciel d’administration de systèmes Tivoli.

XML ne suffit pas

IBM n’est pas le seul éditeur à s’intéresser à la gestion électronique des formulaires administratifs et leur prise en compte automatique dans les diverses applications de gestion des entreprises. Les autres fournisseurs de systèmes de gestion de contenu cherchent également à doter leurs produits de telles fonctionnalités. C’est le cas de FileNet, par exemple, qui a à cette fin racheté au mois d’avril 2002 l’éditeur Shana. C’est surtout le cas de Microsoft qui intègre dans Office System, la nouvelle version de sa suite bureautique, InfoPath, un module dédié aux formulaires électroniques (voir édition du 20 octobre 2003). Des start-up comme Cardiff Software ou PureEdge Solutions se sont également positionnées sur ce créneau. Le dénominateur commun aux produits de ces divers éditeurs est l’exploitation des possibilités du langage XML, lequel garantit qu’un document puisse être lu par tout type de navigateur. Leur apport spécifique est de « lire » les documents, c’est-à-dire d’y repérer les informations pertinentes et de les acheminer aux bases de données et applications concernées. Ce sujet fait l’objet d’un travail de standardisation au sein du W3C, qui a abouti la semaine dernière à la publication d’une spécification, XForms. Ce qui signifie que la plupart des solutions proposées actuellement, en particulier celles d’Adobe et de Microsoft, bien qu’elles se fondent sur XML, restent des solutions propriétaires. Une facture créée avec InfoPath ne pourra être prise en compte automatiquement par le système informatique d’un client qu’à la condition que ce dernier dispose lui aussi d’InfoPath. De sorte que les premières applications de ces logiciels se feront probablement dans les murs de l’entreprise, dans le cadre de processus de gestion internes ; par exemple, au niveau d’un service de ressources humaines afin d’automatiser le traitement des demandes de congés. Adobe, quant à lui, a l’ambition de franchir l’enceinte de l’entreprise et compte pour cela s’appuyer sur la popularité du format PDF.