Salon ERP 2008 : comment les PME choisissent et installent leur solution

A l’occasion des Salons Solutions (du 30 septembre au 2 octobre, Cnit de La Défense, Paris), des représentants de PME ont eu l’occasion lors d’une table ronde d’expliquer les différentes démarches pour choisir et de mettre en place des applications de type Progiciels de Gestion Intégrée (ERP ou Enterprise Resource Planning en anglais).

Le besoin d’intégrer au sein d’une entreprise un ERP provient, en général d’une trop grande multiplication des outils de gestion et des bases de données. Pour ainsi mieux gérer des outils de gestion éparses et les données associées, des sociétés comme Bayard Presse, groupe de presse et d’édition, et Supra, un fabricant de poêles à bois et de cheminées, ont donc fait le choix de l’ERP pour n’utiliser qu’un seul outil de référence.

Des entreprises telles que RD Clinique, dans le secteur des tests de médicaments, et MAP, spécialisée dans l’aéronautique, ont davantage privilégier l’aspect de l’industrialisation croissante et du besoin de planification de leur production pour se lancer dans l’aventure ERP.

Analyser les besoins réels de l’entreprise

Mais vouloir un ERP comme outil de coordination ne suffit pas. Encore faut-il analyser les besoins de l’entreprise pour rédiger un cahier des charges complet. Chez RD Clinique, comme le précise Yannick Bardie, son fondateur, tout est passé par des analyses approfondies des processus métiers. La démarche a été la même chez Supra, où Eric Storme, son DSI, a tenu à prendre en compte les besoins et les impératifs de ces processus métiers.

Bien souvent, ces analyses ne peuvent se faire seul, et l’appel à des sociétés de conseils est souvent indispensable. Supra a ainsi eu besoin de conseils pour cartographier les processus  afin d’aider à la constitution d’un cahier des charges et lancer l’appel d’offres. Vincent Blachier, directeur de projet chez Bayard Presse, a souligné que son groupe avait fait appel à l’assistance de maîtrise d’ouvrage connaissant bien l’entreprise.

Ces démarches sont souvent payantes : Supra a ainsi gagner des ressources a pu établir clairement les différentes étapes à mener. Quant à Bayard Presse, il a pu gagner du temps en termes d’analyses des besoins, être assurer de faire le bon choix en pariant sur l’ERP et éviter des dérapages dans la phase de déploiement de l’application.

Ne pas forcément évaluer son retour sur investissement

Alors pour être tout à fait sûr de son choix, vaut-il mieux établir le retour sur investissement avant le déploiement de l’ERP ? Pas sûr… Car, avant tout, faire le choix de l’ERP, c’est s’assurer « des bénéfices indéniables », comme le souligne Eric Barouillet, directeur de production chez MAP. Le retour sur investissement (ROI) est certes très difficile à évaluer en amont, mais l’adoption d’un ERP est à coup sûr synonyme de gain de temps, de gain de productivité, de mutualisation efficace des tâches, avec à la clef, un chiffres d’affaires en hausse.

Mais le déploiement d’une solution ERP ne se fait pas en quelques semaines. Entre l’analyse des besoins et la mise en place de l’application, il peut s’écouler de six mois à… trois ans. MAP par exemple a commencé à migrer vers l’ERP en 2005, avec des tests lancés pendant 6 mois sur les deux systèmes co-existants (l’ancien et la nouvelle solution ERP).

Supra a préféré scinder le déploiement en deux phases. La société a privilégié la production, avec un objectif de mise en place initiale de six mois qui s’est finalement étendue sur un an. L’ERP s’est ensuite déployé sur la partie finances dans les trois mois qui ont suivi. La phase la plus longue rencontrée a été celle mise en place par RD Clinique, avec trois ans d’analyses, trois mois de paramétrage et six mois de déploiement.

A ce stade, Eurilogic a fait le choix de l’éditeur et intégrateur Akuiteo (groupe ITN) pour son progiciel de gestion. Bayard Presse a sélectionné la solution Qualiac. Quant à Supra, il a intégré le progiciel d’IFS Applications. Le choix de MAP s’est porté sur la solution Helios éditée par Manager SA. Quant à RD Clinique, il a pris le parti de déployer la solution Simax de Nout, capable de s’adapter à l’ensemble des protocoles mis en place dans l’industrie pharmaceutique.

Former progressivement ses collaborateurs au nouvel outil

Mais il ne suffit pas de déployer un ERP pour coordonner les activités d’une entreprise, il faut aussi qu’il soit accepté et utilisé par les employés. Le point mis en avant par les entreprises présentes lors de la table ronde a été l’accompagnement indispensable des équipes, passant par des formations et une réorganisation totale des tâches à effectuer par chacun.

Pour leur permettre de s’adapter au mieux aux changements de leurs pratiques professionnelles, RD Clinique a par exemple permis à ses collaborateurs de choisir, dans un premier temps, l’outil utilisé, entre l’ancien système et le nouveau progiciel, pour une transition efficace et en douceur.