Travail numérique et empreinte carbone : mieux utiliser Office365 et Google Workspace

Les pistes existent pour limiter l’impact environnemental du travail numérique. Mais par où commencer ?

Une des pistes les plus efficace est liée au stockage, selon Lecko, cabinet de conseil spécialisé, qui a mené une étude pendant deux ans sur l’activité de 20 000 collaborateurs « d’entreprises de tailles et de secteurs d’activité différents » utilisant la suite Office.

On peut agir plus immédiatement sur cette fonctionnalité qui représente une part importante de l’empreinte écologique. En effet, sur cet échantillon, OneDrive a concentré plus de deux tiers des émissions de gaz à effet de serre.

En cause :  l’usage détourné du service pour sauvegarder les disques durs  alors que 90 % des fichiers dans les drives ne sont pas partagés…

Un compromis consiste à identifier des solutions d’archivage bas carbone.

Organiser et réguler les espaces partagés

Autre mauvaise pratique  : la gouvernance des espaces partagés.

L’ « empilement » des outils –  accentué avec la crise Covid a  favorisé le développement d’une catégorie de collaborateurs en « hyperconnexion ». En plus d’émettre davantage (17,1 kg CO 2 e/an/utilisateur contre 10,5 en moyenne), celle-ci s’expose, dans la durée, à des risques de surcharge mentale et de fatigue.

En première ligne : les réunions. En 2021, une étude universitaire américaine révèle que la visioconférence émet 0,36 g d’équivalent CO 2 par minute pour chaque participant.

Elle donne un élément de comparaison avec l’empreinte des mails qui engendrerait 0,41 g CO 2 e par Mo pour chaque interlocuteur. Pour arriver à ce nombre, on suppose un délai de conservation d’un an. Et on s’appuie sur deux facteurs : un de flux (10 g CO 2 e/Go), l’autre de stockage (400 g CO 2 e/Go/an).

En revanche, on ne prend pas en considération ce qu’il advient des pièces jointes.

Apprendre à partager les documents

Dans la mesure du possible, il faut privilégier le partage de liens.  Cette pratique « de transition » permet de réduire les volumes d’informations inutiles. L’ impact environnemental est d’autant plus grand que dans le Cloud, pour des raisons de protection et de disponibilité, les documents  sont généralement dupliqués plusieurs fois.

Pour éviter que les utilisateurs les dupliquent, on privilégie la coédition à l’échange de fichiers. Et on ne raisonne pas en termes de copies, mais de versions. Cela implique de maîtriser les espaces d’information.

Autrement dit, il faut se garder d’ouvrir autant de canaux/équipes que de sujets de collaboration, au risque de recréer un cloisonnement.

Cela passe aussi par l’usage des messageries d’équipe au-delà du seul partage d’information formelle. Voire par la discussion au sein des documents ou des applications de gestion des processus.

Par exemple, on peut coordonner ses activités dans un kanban et échanger par l’intermédiaire des cartes.

Mise en place de référentiels 

Le besoin de maîtrise de l’information peut justifier la mise en place de référentiels. On entre là dans des pratiques théoriquement tenables dans la durée.

Leur mise en œuvre dans une digital workplace suppose que celle-ci fournisse les briques adéquates : classification documentaire, identification des doublons et des espaces abandonnés, services facilitant le nettoyage, etc.

Et qu’en parallèle, elle ne crée pas d’obsolescence logicielle. Lecko estime qu’on peut attendre une prise en charge de tout poste de travail commercialisé jusqu’à cinq ans en amont.

Autre levier pour une digital workplace plus frugale : des politiques tarifaires qui encouragent un usage raisonné. Un aspect qui peut se traduire par différents niveaux de service permettant un ajustement aux besoins.

L’équation est bien sûr plus compliquée quand on en vient à croiser les solutions, qu’elles soient autonomes ou superposées à un socle Microsoft 365 ou Google Workspace.