Tribune Dell : Gérer l’impression pour les PME : le recours aux services MPS

L’impression constitue un poste important dans les entreprises et elles vont le rester encore un bon moment.

Même si la volonté d’un environnement de bureau sans papier gagne les esprits et que les documents électroniques et les signatures numériques s’imposent dans les entreprises sous l’effet de l’adoption croissante des tablettes et des technologies cloud, nous continuons d’imprimer certains documents indispensables tels les contrats, les plans ou les dessins industriels, par exemple.

Malgré l’importance des impressions, les budgets serrés des services IT des entreprises les obligent à faire plus avec moins et, sans stratégie claire, les coûts d’impression comme ceux d’autres ressources se cumulent rapidement. Dans ce contexte, les entreprises ont l’obligation de gérer le processus d’impression pour garder les ressources sous contrôle et maîtriser les coûts.

Les avantages des services MPS

Dans cette démarche, de nombreuses entreprises pensent à tort qu’elles font des économies en optant pour des alternatives de meilleur marché par rapport aux toners d’origine. En réalité, ces recharges finissent souvent par coûter plus cher que les originaux du fait de leur rendement inférieur et des pannes qu’elles risquent de provoquer.

Au lieu de sacrifier la qualité des consommables pour espérer faire des économies, les entreprises devraient plutôt recourir aux services d’impression gérés. Ces services MPS (Managed Print Services) aident les entreprises à optimiser leurs processus d’impression et leur infrastructure dans une démarche de rentabilité et de développement durable.

Le marché des services MPS est encore récent mais il se développe à un rythme impressionnant, avec un taux de croissance annuelle moyen (CAGR) de 10,75 % entre 2012 et 2016 selon les prévisions de Research and Markets.

Selon Quocirca (document PDF), près de 50 % des grandes entreprises utilisent une forme ou une autre de services MPS et que 20 % des entreprises restantes envisagent de recourir aux services MPS l’an prochain. Ces chiffres montrent l’essor du marché, qui passe par l’adaptation des services face aux besoins des utilisateurs.

Même si les services MPS restent encore souvent l’apanage des grands groupes, on assiste à une diversité croissante d’options adaptées aux attentes des PME.

Parmi les nombreux avantages des services MPS, en plus de mieux contrôler leurs dépenses d’impression et de réduire leurs coûts, les entreprises pourront aussi gagner en efficacité de fonctionnement. Cette option permet, en effet, d’alléger la charge administrative et logistique qui accompagne le processus d’impression (commande des consommables, entretien des imprimantes, etc.) pour que les équipes IT en interne puissent consacrer plus de temps à d’autres tâches.

Les sociétés qui adoptent les services MPS apprécient aussi la sérénité d’avoir toujours suffisamment de réserves d’encre et de papier. En plus de savoir où et comment elles dépensent leur argent, ce qui les aide à anticiper l’avenir, elles peuvent mieux se conformer aux objectifs de leur politique environnementale, en dimensionnant leur flotte au plus juste, en déployant des outils pour éteindre les systèmes quand ils ne sont pas utilisés, et en décidant d’appliquer des règles d’impression : impression en recto-verso, en mode brouillon, et réguler l’utilisation des couleurs.

Il existe d’autres outils disponibles en ligne et des solutions logicielles pour aider les entreprises à contrôler leurs coûts d’impression, à commander les consommables et à piloter leur flotte d’imprimantes, mais les services MPS offrent d’autres avantages, comme le fait de connaître, de pouvoir prévoir ses dépenses et de déléguer la responsabilité de la gestion des impressions.

L’importance de l’auto-évaluation

La maîtrise des coûts d’impression est particulièrement importante pour les PME. Selon Quocirca (document PDF), les PME consacrent 15 % de leur budget IT aux impressions, et près d’un tiers pense que cette part va augmenter. En effet, elles ont beau savoir que la popularité des impressions couleur génère une augmentation des dépenses, 70 % des PME n’ont pas d’outils en place pour surveiller les processus d’impression.

Comme les équipes IT des PME se résument souvent à 1 ou 2 personnes dédiées, recourir aux services MPS permettrait de les soulager de cette charge de gestion et de maintenance pour qu’elles puissent se consacrer à des activités plus utiles.

Avant de s’engager, les entreprises ont intérêt à évaluer leurs processus d’impression et ce qu’elles attendent d’un fournisseur de services d’impression gérés. Il est important également qu’elles aient une stratégie documentaire claire qui permette d’introduire de nouvelles technologies et des règles d’impression avec un maximum d’efficacité. Il s’agit d’évaluer le type de service dont elles ont réellement besoin et de décider du niveau d’engagement MPS en conséquence.

Choisir le bon service

Les plus petites entreprises n’ont pas nécessairement besoin d’une offre MPS complète. Des services standard d’impression (BPS pour Basic Print Service en anglais) peuvent leur suffire. Les offres BPS combinent le matériel, les logiciels et les services dans un contrat « pay-per-print », où les entreprises sont facturées à l’usage, par mois ou par trimestre.

Ces offres peuvent inclure des services « print page service », avec facturation à l’impression au-delà du volume de pages couvert par l’abonnement, ou des services « toner monitoring services » de surveillance de la consommation et de réapprovisionnement en toner.

Il est tout à fait possible de démarrer avec une offre BPS de base et de rajouter des prestations ultérieurement en fonction des besoins. Les entreprises peuvent aussi s’abonner pour recevoir automatiquement les volumes de consommables qu’il leur faut, papier et toner, à la fréquence de leur choix.

Quelle que soit l’option qu’elles choisissent, avant de s’engager, les entreprises doivent vérifier que les prestations et les niveaux de service (qualité d’impression, délais de résolution des problèmes, horaires d’intervention, etc.) sont adaptés à leurs besoins réels.

Elles ont intérêt également à privilégier un fournisseur dont l’offre est suffisamment flexible pour ajouter des prestations supplémentaires selon les attentes, et qui prévoit la surveillance en continu de la consommation de façon à ajuster les niveaux de services MPS au gré des fluctuations des besoins.

Le marché des services MPS de gestion déléguée des impressions poursuit son développement avec une diversification croissante des offres en réponse à tous les besoins. Les PME, aux ressources plus limitées que les grands groupes, vont aussi pouvoir en profiter, à condition d’évaluer précisément leurs attentes avant de s’engager sous contrat avec un fournisseur.

Certaines opteront pour une combinaison de prestations MPS plutôt qu’une offre globale. Mais, il est évident que les entreprises de toute taille qui feront le choix des services MPS y gagneront toutes, non seulement économiquement, mais aussi en termes d’efficacité interne par l’optimisation de leurs processus et de leur fonctionnement.