Tribune Joanna Pomian (SQLI) : « Le Digital Assets Management, une opportunité pour optimiser la gestion des assets digitaux »

Pourquoi un DAM ?

Les disques durs et les serveurs sont de plus en plus encombrés par des téraoctets de ce que l’on appelle les « digital assets », à savoir les photos, les vidéos, les podcasts, mais aussi les créations graphiques, les logos, les plaquettes, les présentations, sans compter les actifs digitaux composites tels que les étiquettes, les boites de produits ou tout autre artefact composé d’assets digitaux unitaires.

Où stocker ces assets ? Comment les retrouver? Comment être certain de disposer de la dernière version et des droits permettant d’utiliser tel ou tel ? Ou être sûr que le visuel que l’on ajoute à une étiquette est compatible avec les normes, les législations et aussi la culture de la zone géographique cible

Comment trier le plus simplement les assets en fonction des profils des utilisateurs, qu’ils soient internes ou externes ? Comment optimiser le travail collaboratif distant sur les assets très lourds, comme les publicités, par exemple ? Comment simplifier la gestion, optimiser la recherche et faciliter la production, toutes ces activités étant des sources d’amélioration de la productivité et des gains dont on peut estimer le ROI ?

Il n’est plus possible de gérer les assets digitaux « à l’ancienne », dans des dossiers arborescents plus ou moins bien partagés car une telle approche ne permet pas de prévisualiser le contenu d’un asset, de connaître ses droits (ou mieux encore, d’être alerté avant leur expiration), de suivre l’utilisation et la modification d’un asset de manière précise et plus généralement de gérer son cycle de vie et son obsolescence.

Les solutions décrites par le sigle « DAM » R Digital Assets Management R répondent aux enjeux d’infobésité qui freinent ou retardent les actions quotidiennes des opérationnels. Mais un DAM n’est pas juste une boite à chaussures permettant un rangement amélioré ! Non, un DAM est une solution conçue et réalisée au service des métiers, intégrée dans l’environnement de collaboration et de partage d’informations de l’entreprise.

Et il ne faut pas imaginer que seuls la Communication et le Marketing sont concernés par le DAM. La supply chain (pour la production et suivi des étiquettes des produits et des emballages), les juristes (négociation et gestion des droits d’images) ainsi que d’autres métiers spécialisés en sont également des utilisateurs potentiels.

Piloter un projet de DAM

Un projet de DAM a des caractéristiques propres qu’il convient de souligner. Tout d’abord, ce projet doit impérativement réunir la DSI et les métiers concernés tels que la communication, le marketing, la supply chain par exemple, de bout en bout.

En dehors d’étapes classiques d’un projet informatique qu’il n’y a pas lieu de rappeler, il a des tâches spécifiques. Des cas d’usage détaillés doivent impérativement être rédigés et être centrés sur les métiers. La cartographie de l’existant doit recenser les volumes, les formats, les descripteurs (métadonnées) existants, afin de préparer la définition des métadonnées cible et la migration ultérieure.

L’intégration du DAM avec les outils métier pérennise son utilisation mais ses impacts sur l’architecture du SI doivent être analysés avec précision pour empêcher d’en faire une archive morte.

Pourquoi parler des métadonnées ?

Comme leur nom l’indique, les métadonnées sont des données qui décrivent des données. En d’autres termes, ce sont soit des mots clefs, soit des informations complémentaires qui nous renseignent sur un asset. Plus les métadonnées sont détaillées, plus les informations sont précises, plus il est facile de retrouver, gérer, exploiter tel ou tel asset.

Les métadonnées sont potentiellement utiles pour décrire tout type d’information ; néanmoins, pour l’information documentaire, les entreprises utilisent le plus souvent des dossiers et sous dossiers arborescents et se reposent sur le moteur de recherche, ce qui limite ipso facto le recours aux métadonnées.

Dans le cas des assets digitaux, en l’absence pour le moment d’outils de reconnaissance de formes, les métadonnées sont indispensables car ils décrivent ce qui figure sur l’image (ou la vidéo), permettent de gérer les droits, etc. La qualité des métadonnées contribue à 80 % à la qualité du système dans son ensemble. Les métadonnées servent à retrouver
« naturellement » les actifs digitaux, de contrôler ou aiguiller les actifs vers le bon canal, d’en gérer le cycle de vie et les propriétés et de faire le lien avec les autres outils métiers avec lesquels le DAM doit communiquer.

Il ne faut pas avoir peur d’avoir de nombreuses métadonnées, au moins plusieurs dizaines. En effet, certaines sont créées automatiquement par les outils de production des assets, d’autres sont renseignées par l’utilisateur et d’autres encore peuvent être générées grâces à des règles métier. Ce sont les métadonnées qui donnent de la valeur aux actifs stockés, il faut donc leur consacrer du temps et de l’attention.

Nous insistons sur ce point, car les métadonnées semblent être le parent pauvre des projets de DAM conduits en France, tant la culture de métadonnées y est absente. Nous nous pencherons sur cette question lors d’une autre chronique, mais il est indispensable de les prendre en compte tout au long du projet et d’inclure dans l’équipe projet un « métadonnées manager » dès le début.

La migration

Lorsqu’un projet de DAM voit le jour, l’organisation est en général déjà pourvue en outils de gestion des données médias. La reprise de l’existant est donc une question importante, car cela demande de recenser tous les gisements connus, de décrire leur organisation et de définir les règles de migration et d’interprétation des métadonnées disponibles.

De plus, dans certains cas, la présence d’assets très anciens peut conduire à prendre en compte de formats très spécifiques. La migration est donc un sujet à aborder dès le début du projet, en termes de volumes, de risques et de métadonnées.

DAM : voir plus loin qu’un outil de gestion

Un DAM est donc bien plus qu’un simple outil de gestion. Tout comme la GED s’est progressivement dissoute dans la collaboration et coédition, le DAM doit s’insérer dans la collaboration étendue autour d’assets digitaux et permettre des gains d’efficacité significatifs tout au long de la chaîne de production des assets.

Réussir un projet de DAM : cinq règles simples

1.    Associer tous les métiers dans une logique de collaboration autour d’assets digitaux
2.    Comprendre l’existant pour élaborer le futur
3.    Anticiper les impacts sur l’architecture et les intégrations nécessaires
4.    S’appuyer sur un « metadata manager » pour piloter et optimiser les métadonnées
5.    Penser usages avant de penser solution / produit